lunes, 19 de noviembre de 2012

Cuando la Administración "privatiza" es que ha perdido su autoestima


Se habla mucho últimamente de la privatización de los servicios públicos. En realidad no es un concepto nuevo ni tampoco es utilizado adecuadamente por los ciudadanos, sino que –sobre todo actualmente- es la forma coloquial de definir una de las posibles vías de gestión de aquellos de acuerdo con la legislación de contratos del sector público: gestión privada de bienes/servicios de titularidad pública. El problema, como en tantas ocasiones, es que se utilizan términos extremos como éste por parte de ciertos sectores para que un determinado mensaje, muchas veces catastrofista, cale lo más hondo posible en la sociedad y movilizarla hacia un determinado fin.

Cuando se habla de privatización de hospitales en nuestros días suena a que se entregará totalmente a la empresa privada tanto la gestión como la titularidad. He llegado a oir en convocatorias de manifestaciones que se iba a vender un hospital comarcal, cuando la verdad es que sea cual sea la fórmula de gestión adoptada, la Administración, como titular del servicio, debe mantener un control que asegure la  adecuada prestación del mismo, más si tenemos en cuenta que se trata de un servicio esencial como es la sanidad. Por tanto, no se trata de privatización stricto sensu sino de gestión privada de un servicio público. La Administración mantiene la titularidad y el control de la gestión; ésta es lo que asume la empresa privada.

Sin entrar a valorar estos aspectos y sin dejar de lado el hecho cierto de los recortes que nuestro sistema de salud está sufriendo por la falta de medios económicos, con la disminución o centralización de especialidades en hospitales, que afectan sobremanera a zonas rurales, sobre lo que pretendo reflexionar es en cuanto al elemento psicológico latente dentro de nuestra Administración (véase autoridades pero también en otros niveles) cuando se considera mejor la gestión (del nivel que sea) por parte del sector privado sobre el público.

Modelos de gestión sanitaria
Modelos de gestión hospitalaria. Fuente: La Razón
Bien es cierto que nuestras Administraciones padecen muchas limitaciones, comenzando con las que imponen las normas (positivo y procedimental) para garantizar los derechos de los ciudadanos. Pero también existe un exagerado sentimiento de encorsetamiento por dichas normas al creernos encasillados en una legislación rígida que no nos permite hacer muchas cosas, y sobre todo no nos deja ser más eficientes. 
Bien es cierto que la Administración no puede moverse igual que la iniciativa privada a la hora de prestar servicios (precisamente para evitar esos límites se crearon las Agencias estatales), pero se ha sacado de quicio.

Lamentable error que se viene arrastrando desde hace años. Y prueba de ello es la existencia de Administraciones con sellos de calidad total en su gestión y con buenas prácticas en materia de eficiencia, ahorro de costes, respuesta al ciudadano, etc.

Por tanto, ¿qué es lo que falla? Como indico, creo que hay mucho de mentalización en el problema. La Administración y sus autoridades tienen un gran complejo de inferioridad respecto al sector privado, y ello se demuestra con el hecho de que ceda la gestión de servicios públicos al mismo, de que cree Agencias o de que contrate consultorías externas para los más diversos asuntos, cuando podría gestionarlos sin un coste mucho mayor, a través de una más eficiente aplicación de sus propios medios y recursos humanos, muy capacitados y diversos donde los haya, pero infrautilizados, poco valorados, peor tratados y desmotivados al ver las incongruencias y corruptelas de los responsables públicos.

Desde un correcto redimensionamiento de plantillas, pasando por conocer mejor el talento existente dentro de sus estructuras para asignar a cada profesional al puesto que más se adecúe a sus habilidades, gestionando oportunamente ese talento, hasta la gestión del conocimiento y el reconocimiento, creando un mejor clima laboral, entre otros muchos y posibles conceptos y técnicas propias del entorno de la empresa, se podría lograr lo que no nos atreveríamos a soñar; simplemente queriendo, poniendo coraje, poco a poco, sin pretender convertirnos en los mejores de golpe, pero sin pausa.
Y sobre todo controlando que las cosas se hacen bien, mirando por la correcta utilización de los recursos, evaluando el desempeño de los empleados públicos y la buena ejecución de las políticas públicas, limitando al mínimo el fraude público, privado, la picaresca, la subvención como forma de vida; persiguiendo la corrupción...
Sólo así la Administración Pública Española logrará salir del atolladero y ser realmente una Administración al servicio de todos.


jueves, 15 de noviembre de 2012

Frases de José Mota aplicadas a la eficiencia y los recursos humanos


    Casi siempre de los refranes, chascarrillos y dichos populares podemos sacar importantes enseñanzas, pues como decía mi abuela: "todos los refranes trabajan".
El humorista José Mota, en su programa "La hora de José", utiliza muchas frases y dichos de nuestra tierra común, la Mancha, que lejos de ser algunas de ellas inventadas para la ocasión, reflejan la idiosincrasia de nuestros mayores y se han utilizado e incluso aún se utilizan hoy en día en nuestros pueblos.

    Aprovechando el éxito de este programa y la cercanía en el espacio del uso de algunas de estas frases he intentado aplicarlas al objeto de mi estudio sobre la administración y la gestión de recursos humanos, liderazgo, motivación, etc. y por qué no, también en nuestra vida privada.

    Desde un punto de vista desenfadado intento aplicar con humor esos dichos y popularizados por Mota a la práctica diaria de nuestras organizaciones. Espero que saquen algo de provecho y se rían un poco.

- "Si de hablar ya hay" o "Vamos, que se nos va el vino en catas".-
 No pierdas el tiempo hablando  y actúa, o menos hablar y más actuar. 
Si bien es necesario crear y planificar proyectos adecuadamente, comunicando, compartiendo ideas, realizando reuniones de equipo, etc. no podemos dedicarnos eternamente a ello. Las reuniones maratonianas, interminables, las que más bien se convierten en ponencias en que uno habla y el resto sólo escucha, no sirven de nada si no se pone en práctica lo aprendido o planeado. Ya vendrá la retroalimentación y la oportunidad de ir mejorando los proyectos, pero hasta que no los pagamos en marcha no conoceremos sus resultados. De hablar, lo justo y necesario.

- "¿Te has dado cuenta tú también, no?".-
    Hay personas que hacen cosas arriesgadas, de espaldas a otros o erróneas sin calcular totalmente las consecuencias, o creyendo que el riesgo merece la pena y que nadie se dará cuenta (compañeros, jefes...). Más tarde o más temprano la verdad sale a la luz por una u otra circunstancia. Las consecuencias de esa decisión pueden traer peores resultados que el beneficio que creen que han reportado. Piense detenidamente en los efectos que las decisiones van a tener, calcule las consecuencias a nivel de beneficios y perjuicios que reportan.
Como dijo un Cardenal español: "cuando quieras que una cosa no se sepa, ni siquiera la pienses".

- "¡Poder de la vara!".-
   No permitamos el trabajo ineficiente ni el mal hecho; reprobemos las malas prácticas y costumbres de nuestros empleados, pero siempre con educación y en privado. Hay gente asentada en la sopa boba o que no tiene intención de esforzarse, expertos en simular ser muy trabajadores que no hacen más que perjudicar a la organización y ser un mal ejemplo. Son los empleados tóxicos.
Estemos atentos para evitar esas conductas; una manzana podrida estropea todo el cesto.

- "Eres un cansino".-
   Cansino, en el buen sentido, como sinónimo de ser constante, persistente en nuestros objetivos. No rendirnos a la primera. Si no conseguimos algo al primer intento, o al segundo, no decaigamos en nuestro ánimo por lograrlo, por conseguir nuestra meta. Somos humanos y tenemos derecho a equivocarnos. Cada error nos enseña una manera más de no hacer las cosas. De los errores se aprende.
   Constancia, inmunes al desaliento; eso diferencia al hombre/mujer de éxito de la persona avejaruco, que va picoteando por aquí y por allá sin centrarse.

   En una ocasión entrevistaban a Thomas Alva Edison y un periodista le dijo que casi fracasa tras sus casi mil intentos fallidos de crear su famosa bombilla, a lo que contestó: "No fracasé, sólo descubrí 999 maneras de cómo no hacer una bombilla."
O como decía el capitán de la nave Enterprise, de Star Trek: "Adelante".

- "Ir pa´na es tontería".-
    Muchas veces nos empeñamos en iniciar un proyecto, del tipo que sea, sin pensar mínimamente en sus posibilidades de éxito. Se nos mete en la cabeza, nos obcecamos con algo, sin mirar previamente que podría resultar imposible o demasiado costoso y sin beneficios si nos fijamos un poco más en detalle. Debemos ser objetivos y calcular previamente con cierta atención la cuestión antes de lanzarnos a lo loco.

viernes, 9 de noviembre de 2012

Es contraproducente intentar ser tan eficiente

El pasado domingo, 4 de noviembre, el suplemento MERCADOS del diario El Mundo y Emprendedores&Empleo del diario Expansión publicaban el mismo artículo con un título similar aunque con significado totalmente distinto ("ser multitarea te vuelve idiota" y "ser multitarea puede volverte idiota" respectivamente) y que partiendo de un "reciente" estudio de la Universidad de Londres se hacía eco de los problemas que conlleva el vertiginoso mundo en que vivimos.

Efectivamente, estamos creando una sociedad que pretende evolucionar cada vez más y más deprisa, donde la información constituye el centro de nuestras vidas y no nos damos cuenta de que no estamos preparados para tal vértigo. Hemos creído que podríamos asimilar la ingente cantidad de datos a través de la también cada vez mayor cantidad de tecnología que tenemos a nuestra disposición -correo electrónico, redes sociales, móvil, Twitter,  etc.-, así como mantenernos en permanente contacto con los demás a cualquier hora, y que con ello seríamos más productivos. Y la verdad, como indica el artículo, es que no es así. Como dice Javier Mateos (Director General de Think & Go) en el artículo, hay tanta información que se convierte en desinformación, pero el problema es que realmente información stricto sensu (con contenido, eficaz, útil) hay poca, pero se repite y desvirtúa mucho, siendo mejor en ocasiones leer un libro sobre un tema concreto y de un autor fiable que buscar en Internet. A muchos nos pasa que perdemos muchísimo tiempo buscando un dato fiable o que recopilamos tantos documentos para estudiar un tema o realizar una tarea que no llegamos a leerlos ni a saber finalmente que los tenemos en el ordenador.

Por otro lado, realmente nuestro cerebro se ve abrumado por la cantidad de cosas que pretendemos hacer al mismo tiempo. No nos damos cuenta que atender una reunión, o hacer un informe a la vez que miramos nuestro correo o respondemos una llamada nos impide centrarnos en lo realmente importante. Y el problema es que llegamos a ignorar qué es precisamente lo importante.
No sabemos priorizar, y eso es lo que debemos aprender ahora antes que nada, con tanta información como digo, establecer un orden de prelación de las cosas que hemos de hacer.

A mi me ha pasado. Enciendo el ordenador para mirar la prensa, mi correo, boletines oficiales… e intento hacer todo eso casi a la vez, dándome incluso cuenta de lo que intento pero no pudiéndolo remediar. A eso hemos llegado, a no saber ordenar las prioridades, a no distinguir lo urgente de lo importante.

Somos adictos a la multitarea, a querer hacer muchas cosas al mismo tiempo porque pensamos vanamente que lograremos más cosas en el mismo tiempo y así, como indican en el artículo, nos movemos pero no avanzamos. David Allen, experto en productividad personal y creador del método Getting Things Done para la administración del tiempo, lo dice muy claro: “debemos hacer una tarea cada vez”. El profesor Clifford I. Nass indica que “si haces multitarea parece que desarrollas mucho trabajo pero no estás haciendo nada (o casi nada) de él bien”.

Dejando a un lado que el estudio de la Universidad de Londres no es tan reciente sino de 2005, e investigando un poco en sus orígenes, descubro que lo dirigió el Dr. Glenn Wilson a iniciativa de los publicistas que trabajaban en Londres para la compañía Hewlett-Packard. Sobre una muestra de 1.000 personas se les hizo trabajar en situación de tranquilidad y distractora (teléfonos sonando o correos electrónicos llegando) y se descubrió la disminución del cociente intelectual de 143,38 a 132,75 entre la primera situación y lasegunda. En los hombres fue mayor la distracción (de 145,50 a 127) que en mujeres (de 141,25 a 138,50).
Otra curiosidad del estudio, como podemos apreciar, es que lo hombres obtienen un mejor resultado en situaciones de trabajo tranquilo y las mujeres se adaptan mejor al trabajo con distracciones. Parece que el dicho de que los hombres no sabemos hacer dos cosas a la vez va a ser verdad.

Por otro lado se menciona que esa disminución de 10 puntos en el cociente intelectual de media es equivalente a los efectos de una noche sin dormir y que son tres veces mayores que los que produce la marihuana. Sin embargo, el Dr. Wilson deja claro que la legitimidad de esas comparaciones es dudosa porque por una parte él no realizó el estudio sobre el sueño o la droga y por otro lado los efectos de estas situaciones pueden llegar a ser permanente mientras que los de distraerse en el trabajo no.

En cualquier caso, es cierto que resulta imposible pretender concentrarse en varias cosas a la vez. Un ejemplo muy claro lo tenemos cuando conducimos y hablamos por el móvil, en cuyo caso el cerebro trata de focalizar su atención en una de las tareas porque ambas requieren de gran concentración. Podemos ver sencillamente cómo somos capaces de centrarnos más en una o en otra pero no en ambas con la misma intensidad o sin consecuencias.

Así pues, focalicemos nuestras prioridades, planteémonos cada día lo que resulta urgente, importante y no importante, sepamos controlar a los “ladrones del tiempo” y demos a nuestro cerebro un respiro.
¡Suerte con el reto!

También puede leer el artículo “Multitasking, marihuana y gestión”, de Bob Selden.

miércoles, 7 de noviembre de 2012

Ineficiencia por exceso, o de cómo ser demasiado legalista cuando no viene al caso

Pónganse en situación. Estamos desgraciadamente habituados a que las Administraciones Públicas y en concreto las autoridades que las rigen, busquen los más intrincados vericuetos legales para realizar diversos contratos administrativos saltándose los procedimientos, y aún en ocasiones sin dar rodeos. Por ello la legislación de contratos se ha modificado durante los últimos años tantas veces y es –en parte- bastante restrictiva.

Pues bien, lo que vengo a contarles hoy podríamos definirlo como la antítesis de a lo que estamos acostumbrados, y es que en lugar de forzar o saltarse la norma para lograr un resultado más rápido o a gusto del consumidor algunos se pasan de legalistas y dan una vuelta de tuerca a los requisitos que impone la ley para contratar, complicando el procedimiento más de lo necesario cuando ya lo es de por sí.

Como sabemos, toda ley tiene sus excepciones y la Ley de contratos del sector público, a pesar de ser tan rígida, también debe dejar algo de respiro para no paralizar el funcionamiento habitual de la Administración y que pueda, por ejemplo, contratar suministros o material de consumo habitual (material de oficina, consumibles…) entre otros, de una manera relativamente rápida; para lo cual se prevén los contratos menores, que hasta 18.000 euros permiten realizar la compra de este material directamente sin muchos trámites (básicamente aprobación del gasto e incorporación de la factura, sin publicidad, sin solicitar presupuestos, etc.).

Pues bien, un determinado Departamento de una Administración estuvo más de una semana sin toner para una impresora (y por tanto sin poder usarla) porque para todo tipo de suministro se ha exigido que se soliciten al menos tres ofertas para comprar la más económica. No critico que se quiera buscar el material más barato (dentro de similar calidad) o que se pretendan evitar las normales críticas de algunos proveedores si se compra directamente a otros, pero estrujar el procedimiento, haciéndolo más proceloso de lo estrictamente necesario y provocando con ello no poder utilizar material necesario en el día a día durante tanto tiempo  no tiene mucho sentido. Sobre todo si se hace esto cada vez que se requiera una caja de tóner, o una de bolígrafos, cantidades tan ridículas que hacen ineficiente el sistema.

Sería más eficiente si se realizara una compra conjunta de material, de una vez, aunque supusiera un desembolso absoluto mayor, pero que seguro saldría más económico por cantidad, y en un solo pedido (aunque sea mediante ese procedimiento) disponer de material de reserva para evitar estos problemas, o en caso de necesidad inaplazable directamente mediante un contrato menor, sobre todo para precios como los de los suministros a los que nos referimos.

La Administración debe tratar de buscar la eficacia y la eficiencia, siendo además lo más justa posible, pero a veces (pocas como en este caso) se malinterpretan tales conceptos en el sentido de retrasar su normal funcionamiento cuando no es necesario (bastante trabas administrativas tenemos ya, ¿verdad?).
Además, hay que tener cuidado también con las adquisiciones buscando solamente lo más económico,  pues pueden salir caras al olvidar otros factores como la relación calidad-precio, lo que se resolvería bien solicitando oferta para un concreto modelo de producto o para modelos similares que se sepa o se pueda comprobar que son similares.

En definitiva, hay que saber equilibrar la loable equidad al pedir varios presupuestos con la necesidad de mantener los servicios en funcionamiento, y tener la previsión suficiente para disponer del necesario material de uso habitual y que no ocurran situaciones como la mencionada.


sábado, 3 de noviembre de 2012

Logrando una administración ineficiente


La Administración pública española no ha gozado históricamente de muy buena reputación debido en parte a las prácticas de algunos de sus miembros y a una serie de defectos en su funcionamiento y organización que se han llegado a convertir en el imaginario popular, por efecto de la literatura y de la humana costumbre de destacar lo malo sobre lo bueno, en regla general.

El concepto burocracia, entendido en su acepción despectiva (y que abunda en el Diccionario de la Real Academia) se ha superado en la Administración de nuestros días, pasando a buscarse la Administración inteligente, proactiva, eficaz y efectiva, de calidad y con un objetivo claro de servicio al ciudadano. Atrás quedan en la práctica y en la mayoría de los casos aquellos días en que el ciudadano era un mero administrado sometido a las potestades exorbitantes de la maquinaria burocrática.

Desde hace años se busca por medio de la importación desde el sector privado de técnicas de gestión de recursos humanos, evaluación del desempeño o gestión de calidad lograr una Administración y una función pública mejor, eficaz y eficiente, como se dijo. Y precisamente los funcionarios son quienes se encuentran al frente de este intenso cambio pues son el motor, los brazos y músculos de la Administración.

La aprobación del Estatuto Básico del Empleado Público en 2007 reforzó ese cambio, dotando a nuestras Administraciones de mejores recursos para dirigirse hacia esas metas.
Uno de los objetivos de la norma era, precisamente, mejorar la gestión del personal, de los recursos humanos, a través de una mejor planificación, formación continua, etc., pero sobre todo con la intención de crear una cultura administrativa, en la que los empleados, como en cualquier empresa privada, se sientan parte de la organización, donde se encuentren motivados y se sometan a una continua evaluación del desempeño con la intención de conseguir una mejora constante y una retroalimentación que ayude tanto a las personas como a la Entidad a mejorar día tras día.

Pero esto, a todas luces positivo para el conjunto de la sociedad, se ha trastocado a consecuencia de la crisis y de algunas medidas adoptadas últimamente. Casi nadie repara en que ya en los años noventa se congeló dos veces el sueldo a los funcionarios y que viene siendo casi habitual que cada año desde los ochenta la subida de sus retribuciones sea inferior al IPC. Si a ello le sumamos la bajada de sueldo y la congelación de estos últimos años el poder adquisitivo de los empleados públicos ha descendido realmente y por regla general alrededor del 45% en los últimos 30 años.

Comprendo que un gasto importante en las cuentas de las Administraciones públicas sea el capítulo de personal, pero resulta sangrante que se adopten toda una batería de medidas específicas contra los empleados públicos y no se tenga en cuenta la raíz del problema de dicho gasto: los políticos, sobre todo a nivel autonómico y local. Se ha dicho y quiero insistir en ello, que muchos de esos empleados son eventuales y contratados por cuestiones meramente políticas. Por mucho que se adopten medidas para evitar aumentar el sector público, los malos gestores que aún gobiernan muchas Administraciones, seguirán contratando a los allegados y acólitos a través de las fórmulas más diversas.

Mientras la Administración pública no esté dirigida por verdaderos gobernantes/gerentes, honrados y que sepan lo que es gestionar para los ciudadanos, no se resolverá el problema. Son ellos los que toman las decisiones y deben llevar a sus Administraciones a ser excelentes, pero la incompetencia y las luchas de poder siguen lastrando el sector público y de este modo no se logrará nunca lo pretendido.

No se sostienen los argumentos dados para justificar las medidas anti-crisis que afectan a los empleados públicos. Me refiero en concreto a la eliminación de la paga de Navidad y la reducción de los días de asuntos propios (moscosos). Se argumentó que las medidas pretendían equiparar a los funcionarios con el sector privado, teniendo en cuenta los millones de parados existentes.
Se parte de la idea errónea de que la estabilidad en el empleo público es un privilegio del funcionario y que sólo ese elemento ya supone la panacea en un trabajo. Bien es cierto que hoy en día tener un puesto fijo es una gran ventaja con los tiempos que corren, pero cualquiera que entienda de gestión de recursos humanos sabe que hay muchos más elementos que influyen para que nos sintamos felices, productivos y mejores en nuestro trabajo y evitar el síndrome del quemado, como sufren cada vez más servidores públicos.
La estabilidad en el empleo se debe precisamente a la necesidad de asegurar que la Administración funcione sin estar sometida a los cambios de color político y para asegurar la independencia de los funcionarios. Justo al contrario de lo que tradicionalmente vemos en el caso de EE.UU (spoil system) donde cada vez que cambia el partido en el poder miles de funcionarios se van a la calle para que entren otros miles, paralizándose durante meses parte del funcionamiento del sector público.

Pues bien, no se entiende que se pretenda mejorar la eficacia y la eficiencia de la Administración, teniendo a unos empleados motivados y productivos, si a la vez se les vuelve a reducir el sueldo, y ahora también los días de libre disposición (se quedan en 3, mientras que por ejemplo  el sector aeropuertos tiene 7, banca  4 o ferrocarriles 5, o los jueces, que mantienen 12 de los 18 que tenían) intentando hacer ver que tales medidas sólo se pueden llevar a cabo respecto al sector público por estar reguladas por un Estatuto (una ley al fin y al cabo). Las empresas también están en crisis y tenemos un gran problema de competitividad, ¿Qué impediría modificar la legislación laboral (también basada en un Estatuto), eliminar la paga de Navidad y dejar si efectos los convenios colectivos en tal sentido, como se ha hecho con el sector público?¿quizás el poder de los sindicatos a los que pagamos entre todos? El público es el único sector desde ahora con una sola paga extra. ¿Igualdad, dónde?.

El recorte general también es negativo porque no tiene en cuenta ni la situación particular de cada Administración ni supone que el ahorro pretendidamente conseguido se vaya a utilizar para reducir el déficit de cada una de ellas. Qué impide que sigan derrochando en embajadas, subvenciones o gastos superfluos.

Si queremos una Administración pública moderna, más barata y que resuelva de manera eficaz y eficiente las demandas de los ciudadanos, las reformas deben partir de una remodelación más profunda de sus estructuras, funcionamiento y quizás de que se exija mayor compromiso de nuestros políticos con aquello que se supone representan; y me atrevería a incluir que la exigencia de mayor formación previa. El derecho fundamental de participación en los asuntos públicos (sufragio pasivo) no puede estar por encima de la exigencia de los conocimientos, titulación e incluso experiencia para ocupar tanta responsabilidad, como se hace con los empleados públicos y que nadie pone en cuestión. Por qué a estos se les exige un duro proceso selectivo para desempeñar funciones públicas y a nuestros gobernantes, para gestionar dinero, bienes y servicios, educación, seguridad, sanidad, etc., no se le pida absolutamente nada.