lunes, 30 de diciembre de 2013

La vuelta de los habilitados nacionales

   Hasta la aprobación de la Ley 7/2007, del Estatuto Básico del Empleado Público (EBEP), los funcionarios que desempeñaban determinados puestos en la Administración Local (Secretaría, Intervención y Tesorería) eran denominados funcionarios locales con habilitación de carácter nacional.
    A partir del EBEP (DA 2ª) y quizás por eso de no enfadar a los nacionalistas, se cambió el último término por el de "estatal". Las funciones eran las mismas pero cambiaba el nombre.
Ahora, sorprendentemente, la Ley 27/2013, de27 de diciembre, de racionalización y sostenibilidad de la Administración Local. ha dado nuevo contenido al artículo 92 de la Ley 7/1985, de Bases del Régimen Local, volviendo al concepto tradicional. ¿Error o querer dejar claros los términos?

   La nueva Ley de racionalización local deja claro en su exposición de motivos que deseando reforzar la independencia de este colectivo, tan castigado y menospreciado por infinidad de malos cargos electos, recupera para el Estado las competencias de selección, formación y habilitación.

    No parece un error el cambio de denominación, por cuanto aparece en el texto de la iniciativa publicada en el Boletín Oficial de las cortes el pasado 6 de septiembre. Ahora, la Ley 27/2013 da nuevo contenido y regula mejor su papel en la Administración Local, dejando clara su función a nivel nacional.

lunes, 9 de diciembre de 2013

DESPIDO DE FUNCIONARIOS, ¿DE VERDAD?

   Hace unos días aparecía en varios medios de comunicación con titulares muy llamativos que los funcionarios iban a poder ser despedidos por un bajo rendimiento. La noticia partía de las conclusiones publicadas por el Grupo de Trabajo sobre la evaluación del desempeño creado dentro de la Comisión de Coordinación del Empleo público.
   Dicho Grupo surgió en el seno del Ministerio de Hacienda en diciembre de 2012 para estudiar el desarrollo del Estatuto Básico del Empleado Público (EBEP) en materia de evaluación del desempeño (al igual que sobre carrera, movilidad y personal directivo).

   Pues bien, la noticia en la prensa hablaba como algo novedoso, con grandes titulares, de esa posibilidad de despido, algo que a buen seguro alegraría a más de un ciudadano crítico con la función pública pero que también desearía ser funcionario.
   Leídas las conclusiones del Grupo de trabajo lo único que se aprecia claramente es un repaso sobre el concepto y el sistema de evaluación del desempeño, sus elementos claves y algunas cuestiones que deben aclararse en un futuro, todo ello con el único fin de mejorar la calidad de los servicios públicos, y la única referencia a la remoción (que no despido) de los funcionarios es respecto a los que obtuviesen sus plazas por concurso, como también establece el EBEP, punto que mencionaba la prensa casi de pasada.

   Bien es cierto que la evaluación debe extenderse a todo el sector público en aras de una mayor eficacia y eficiencia en el trabajo diario de los servidores públicos, castigando adecuadamente a quienes se descuidan en sus deberes, pero otra es que de buenas a primeras se rompa con el derecho a la inamovilidad, o mejor dicho, a la plaza (que no al puesto) y con la imparcialidad que aquella asegura al funcionario y por extensión a su trabajo, más teniendo en cuenta los constantes intento de los políticos por manejar a su antojo la res publica.

   Salvo que el informe completo del Grupo de trabajo incluya alguna propuesta que no haya mencionado en las conclusiones respecto al posible despido de funcionarios, lo cual diría muy poco de aquel por la importancia del tema, me temo que la noticia no pasa de ser una mala interpretación de las conclusiones por parte de la prensa o que la finalidad sea el sensacionalismo.

   Muchas normas tendrían que cambiar, comenzando por el propio EBEP, para que el bajo desempeño lleve al despido (aunque si los políticos se empeñan no lo descartaría tampoco), pero creo que no van por ahí los tiros sino por establecer unas reglas generales y básica sobre la evaluación y poderla aplicar mejor en todas las Administraciones Públicas.

jueves, 26 de septiembre de 2013

Nueva congelación salarial para los funcionarios en 2014: ¡Noooooo!

   El Presidente del Gobierno ha anunciado que volverá a congelar los sueldos de los funcionarios en 2014, si bien (¡qué consuelo!) nos darán la paga extra. Triste bálsamo para un sector tan castigado, no sólo desde que comenzara la crisis sino desde hace ya bastantes años a través de subidas por debajo del IPC y anteriores congelaciones.

   Estas medidas, que tratan de reducir el déficit del sector público, lo hacen precisamente sobre una parte esencial del mismo, pues los empleados públicos no sólo son el "motor" de la Administración, los que atienden a los ciudadanos y les ofrecen lo mejor de sí mismos, tratando de solucionar sus problemas particulares, muchas veces con imaginación, sino que además se les están exigiendo unos sacrificios que suponen directa e indirectamente una indudable merma de su motivación para, por otro lado, pedirles además que sean más productivos.

    No discuto que todos, empleados públicos y privados, debemos concienciarnos de la necesidad  de mejorar nuestra implicación con el trabajo, esforzarnos por dar lo mejor de nosotros, pero por parte de las organizaciones (empresas y Administraciones) también debe existir una mejor gestión de recursos humanos, del talento, de la motivación, y nos traten con más respeto, así como que exista una adecuada política retributiva, que no genere injusticias internas ni externas. Esto es un medio esencial para lograr esa implicación. 

   A las bajadas y congelaciones salariales se ha unido otra serie de normas aisladas en políticas de gestión del personal de las Administraciones que no han estado acompañadas de medidas de más largo alcance. La función de recursos humanos no sólo es exigir mayor productividad y regular los salarios en función de la disponibilidad de dinero, sino que debe ir más allá, ha de estar suficientemente coordinada con otras políticas como las mencionadas y con la gestión del reconocimiento, del conocimiento, de incentivos, contar con los empleados, mimarlos me atrevería a decir (pues, insisto, son el motor de las organizaciones).

   Esas medidas actuales, aisladas unas de otras y contrapuestas (bajadas y congelaciones salariales con aumento de jornada y reducción de derechos) no son la mejor medicina para lograr lo que se pretende, una Administración más eficiente, sí quizás más pequeña y económica, pero esto es distinto. La adecuada redimensión de plantillas o la optimización general de los recursos son algunos de los puntos negros de aquella.

    Se dice que los españoles trabajamos más horas que en otros países pero producimos menos. Este es un problema grave que va no sólo en detrimento de nuestro PIB y prestigio, sino que nos indica que algo grave está ocurriendo, y no es más que la inexistencia de unas políticas adecuadas en materia de organización y gestión de personal, dejación por parte de los políticos de sus responsabilidades, falta de controles y de incentivación del esfuerzo.
Precisamente la desincentivación del esfuerzo personal, la cultura de la subvención y del enriquecimiento rápido, son algunos de los males que también nos aquejan.

    Buena parte de ello es culpa, como digo, de quienes gestionan nuestras organizaciones públicas, que parecen no saber de qué va el tema o están más preocupados de la política que de solucionar los problemas reales. En fin (que me enciendo) con congelaciones salariales a un sector concreto de trabajadores creo que no se solucionan los problemas.

   Necesitamos que nos traten mejor y no carguen contra nosotros una parte tan importante de recortes (al menos no de esta manera) pero sobre todo que existan otras medidas de más amplio espectro para mejorar la eficiencia y eficacia de lo que tenemos, un potencial humano de primer orden, actualmente muy desmotivado, por cierto.

martes, 25 de junio de 2013

Presupuesto de base cero en la Administración Pública

El informe CORA para la reforma de las Administraciones Públicas hace incapié en materia de reducción y control del déficit y optimización de los recursos públicos en la necesidad de implantar el sistema de Presupuesto de base cero a partir de la experiencia de países de nuestro entorno.

Hasta ahora los Presupuestos Generales del Estado y del resto de Administraciones se venían aprobando tomando como base los presupuestos del ejercicio anterior, sin tener en cuenta si se obtenían los resultados previstos, si se ejecutaban adecuadamente todas las políticas previstas y lo que es peor, en ocasiones sin tener claros esos objetivos, simplemente aprobando el nuevo presupuesto, como decimos, según los capítulos e importes existentes en el del año anterior, con las variaciones, al alza generalmente, que las disponibilidades económicas permitían. Con ello, los gestores de los distintos Departamentos, con el fin de mantener sus presupuestos al mismo nivel, trataban de agotarlos y gastar hasta el último euro aunque no fuese necesario, con el fin de dar a entender que el dinero se había aplicado completa y correctamente al capítulo correspondiente.

El descontrol y el despilfarro de dinero público es, de esta forma, patente y vergonzoso porque no sólo no se controla el gasto sino que tan siquiera se conoce si las políticas públicas requieren esa cantidad de dinero o han dado los resultados esperados.

En qué consiste el presupuesto de base cero.-

Con el método base cero se hace "borrón y cuenta nueva" a la hora de elaborar los presupuestos de cada ejercicio, tanto en el sector privado como en las Administraciones. No se tiene en cuenta el dinero aportado para cada programa el año anterior. A la hora de elaborar los nuevos presupuestos se exige de cada órgano gestor un informe detallado de cada capítulo o programa de gasto. Se deben justificar y revisar todos los gastos efectuados. Todo como si se fuese a crear el presupuesto ex-novo.

Esto supone un exhaustivo control de lo que se pretende hacer en cada programa, lo que va a costar y lo que se necesitará, con lo que la eficacia y eficiencia se incrementan. Se logra así optimizar, en una palabra, los recursos.

Cuándo surge el modelo de presupuesto de base cero.-

Aparece por primera vez en 1970, cuando Peter A. Pyhrr, Director de recursos humanos de Texas Instruments Inc., realizó una experiencia con muy buenos resultados, que enseguida hizo pública y se extendió por el mundo empresarial con gran éxito, bajo el nombre de "Zero-Base Budge-ting".

Conclusiones.- 

Sin duda alguna el modelo ofrece grandes ventajas y en una época de búsqueda de la eficiencia y la reducción de costes la pregunta es por qué no se ha hecho antes. En cualquier, caso hay que ser muy cautelosos con la implantación de este sistema, pues requiere de una precisa planificación y contar con gran cantidad de datos y mucho más tiempo para aprobarlo, con lo que quizás habría que variar los distintos plazos de su desarrollo hasta la aprobación definitiva y publicación, que siempre deberá ser antes de comenzar el nuevo ejercicio.

Falta por ver si, una vez implantado, se adopta rápida y eficazmente la costumbre de aplicar este modelo de manera sistemática y se mantienen los oportunos controles de ejecución del gasto.

miércoles, 19 de junio de 2013

La reforma de las Administraciones públicas: por ambición que no sea

Tras escuchar al Presidente del Gobierno hacer su presentación sobre la profunda reforma de las Administraciones Públicas que se pretende llevar a cabo, y antes de poder acceder al contenido del informe con las 217 medidas que quiere implantar el Ejecutivo, quiero destacar que en su breve intervención ha reseñado algunos de los más importantes puntos que debe incluir la referida reforma, dando algunas pinceladas sobre lo que la misma busca.

"Reformar para volver a crecer". Uno de los grandes problemas que sufre nuestro andamiaje administrativo es la aún farragosa burocracia y las duplicidades. Hace poco se publicaba la noticia de que en España tenemos más de 200.000 normas, algo que junto con las competencias concurrentes, etc. hacen inviable en muchos casos, y muy complejo en otros, poder innovar, patentar, crear empresas... sin contar con la presión fiscal que desde el primer momento tienen quienes quieren poner en marcha un negocio.

Transformar este estado de cosas se hace imprescindible para poder crecer.

Aplicar las TIC definitivamente. Rajoy ponía el caso de lo que cuesta una notificación postal (2,55€) frente a lo que cuesta una electrónica (0,19€). Ejemplos de este tipo no tienen que hacernos dudar de la imperiosa necesidad de poner en marcha las tecnologías de la información y la comunicación, incluso en las Administraciones más pequeñas, que son a las que más cuesta por falta de medios y sobre todo, creo, por falta del necesario impulso y concienciación de los responsables políticos, que a veces no tienen la formación necesaria para entender la trascendencia de tales cambios.
Esas tecnologías ayudan a hacer más rápidas y económicas nuestras Administraciones y mejorar la relación del ciudadano con ellas.

Historia clínica digital. Son ya varios los intentos de unificar los historiales clínicos para que una persona residente en Andalucía no tenga problemas si debe ser atendido en Galicia, por ejemplo. Muchas veces es más una cuestión de voluntad que de dificultades técnicas. El problema, a mi entender, es que las Comunidades Autónomas se miran demasiado al ombligo y no atienden las necesidades de los ciudadanos ni velan por el interés común, y por común no me refiero sólo al interés de los habitantes de sus territorios.
Este es, precisamente, el principal handicap que tenemos en España para lograr una Administración realmente eficaz, que tenemos tantas Administraciones donde los políticos buscan sus propios intereses que hace inviable o realmente difícil acometer reformas estructurales de calado para resolver los problemas de la sociedad.


Eliminar duplicidades. Como comentaba, este es uno de los pilares de la reforma porque se trata de una de las mayores fuentes de desconcierto y problemas para los ciudadanos y cuya solución ahorraría miles de millones de euros todos los años. 120 de las medidas propuestas van en esa dirección, y lo que se quiere -entre otras cosas- es que las Comunidades Autónomas no tengan agencias u otros órganos con las mismas funciones que las estatales. La cuestión es tan importante como difícil del solventar sin la necesaria voluntad por parte de aquellas, pues además implicaría tocar leyes autonómicas e incluso Estatutos de Autonomía.

Nueva cultura de la gestión pública. En definitiva, de lo que se trata es de cambiar el chip de la gestión pública, desde las estructuras de las Administraciones hasta sus competencias, procedimientos, los recursos humanos, etc. Una reforma, en definitiva, profunda y que haga a nuestras Administraciones más eficientes, eficaces, y sobre todo más cercanas al ciudadano y respondan de manera proactiva sus demandas.

martes, 21 de mayo de 2013

Otra vuelta de tuerca al sueldo de los funcionarios

    Según informa el "Faro de Vigo" el Gobierno está estudiando reducir un poco más el sueldo de los empleados públicos, esta vez los locales, a través de la limitación del complemento específico. La medida, en estudio previo por el Departamento de Cristóbal Montoro, se conecta con el proyecto de reforma del régimen local y el objetivo del reducción del sobrecoste de nuestros municipios.

    Junto a los 7.130 millones de euros que se quiere ahorrar hasta 2015 ajustando los servicios que prestan las entidades locales, la idea es ahorrar otros 870 millones de euros reduciendo sueldos del personal a su servicio.

    Con ello me surgen dos preguntas: cómo se puede pretender mejorar los servicios públicos a base de reducir el sueldo del motor de la Administración, de su fuerza motriz. Si una máquina está mal engrasada o tiene un mal mantenimiento porque se quiere ahorrar, no funcionará bien. Lo mismo ocurre con los empleados públicos; no somos máquinas sino personas, y precisamente por eso se nos tiene que tratar mejor que a una máquina. Nuestra grasa y mantenimiento se logran mediante el sueldo, con un ambiente laboral adecuado, manteniéndonos motivados y dejándonos hacer nuestro trabajo. Pero parece que desde las altas esferas esto no se entiende; hace tiempo que se inició una "caza de brujas" contra los funcionarios cuando una gran parte de la culpa de la ineficiencia y sobre todo del derroche de la Administración pasa por los políticos, que son quienes tienen que saber gestionar y dar ejemplo.
    
    Si se empeoran las condiciones de trabajo de un trabajador (y el sueldo es un elemento esencial, si bien no el único en el conjunto de condiciones laborales) se sentirá menospreciado, se desmotivará, se creará un mal clima laboral y, en definitiva rendirá menos, con lo que la pretendida eficiencia disminuirá, justo lo contrario de lo que se pretende con la mencionada medida.

    La otra cuestión que se me plantea es que quizás la idea sea limitar los abusos que se producen en algunos de nuestros municipios a través del incremento del complemento específico de determinados funcionarios. La idea puede ser buena para evitar iniquidades en el establecimiento del complemento, pero no puede conectarse con la mejora de la eficiencia sino, en su caso, con el ahorro de costes de las entidades locales, y tomando las oportunas cautelas. Se puede caer en el error de establecer reglas generales en esa restricción (lo más probable) a través de una limitación global del porcentaje del complemento dentro de la masa salarial, con lo que no se resolvería el problema pues si se quiere seguir premiando a determinados puestos (empleados) no hay más que ajustar los puntos de los diferentes factores que llevan al establecimiento del importe de aquel.

    Pero lo que lleva no sólo al despilfarro de la masa salarial sino a un importante agravio comparativo e injusticia saltándose la ley a la torera, es el complemento de productividad. A pesar de que la ley recalca una y otra vez que no puede ser periódico en el tiempo ni fijo en la cuantía, y deja claro su objetivo, muchas administraciones lo utilizan para "premiar" a los allegados o mantener en puestos con habilitación estatal a funcionarios propios, con ese carácter fijo y periódico, sin que se exija mayor rendimiento, productividad, etc. El abuso se encuentra en este caso realmente en que se da un específico pequeño para que nadie concurse a esas plazas pero se mantiene una productividad ilegal, injusta y desproporcionada. Eso es lo que hay que controlar (entre otros muchos abusos) no bastando con establecer límites dentro de la masa salarial, pues está comprobado que no dan resultados. Se necesitan otro tipo de controles, no sólo legales, pues está comprobado que se saltan con demasiada facilidad, sino verdaderas inspecciones por parte de las CC.AA y el Estado. Se critica la posible tutela que ello puede suponer, pero visto lo visto y que muchos alcaldes y concejales violan o abusan de la ley como quieren y sin consecuencias, se hace necesario ese tipo de control.

    Pero lo más sangrante es que se piense en reducir sueldos mientras se habla de cambiar el anteproyecto de reforma local para permitir que los alcaldes de municipios de menos de 1.000 habitantes cobren un sueldo cuando antes no venía previsto. Si esto es así volvemos a lo de siempre, el problema del gasto público y de la eficiencia no es que los funcionarios ganemos mucho (que no lo ganamos) sino de redistribución adecuada de los recursos y de que los políticos sean profesionales, sepan gestionar con criterios de eficacia y eficiencia y no piensen sólo en ganar y mantener cuotas de poder sino que velen por el interés general, que para eso les votamos y pagamos todos.

viernes, 10 de mayo de 2013

Soluciones 'creativas' para ganar en eficacia: sustituir funcionarios por laborales

El Gobierno catalán ha encargado a una comisión de expertos la elaboración de un informe sobre las medidas necesarias para reformar la Administración Pública autonómica con el fin de que sea más “eficaz, eficiente, transparente y que rinda más cuentas” (ver noticia).

Entre las propuestas figura la de restringir la utilización de la figura del funcionario a puestos que conlleven ejercicio de autoridad, quedando el resto para los laborales. El documento dice que,

“Los puestos de trabajo de plantilla se deben reservar, en general, a tareas cualificadas de valor añadido y a aquellas funciones necesarias para contratar, supervisar y gestionar servicios públicos a través del mercado. Los trabajos de puro trámite o apoyo logístico y las de estricta ejecución deben tender a externalizarse”.

Y ya han surgido las primeras voces por parte de los sindicatos, oponiéndose a semejante barbaridad por el peligro de politización que conlleva. Además, la modernización de la Administración y de sus resultados no es una cuestión que pase necesariamente por sustituir  funcionarios por laborales sin más, ni por externalizar la prestación de servicios (lo que me lleva a preguntarme por qué se desconfía tanto de la capacidad de los empleados públicos y de los funcionarios en particular) sino de racionalizar plantillas, entre otras medidas. La pregunta que surge es precisamente qué se pretende con esas sustitución. Estoy de acuerdo en que hay que reducir plantillas, pero insisto en que eso no es lo mismo que cambiar un tipo de relación profesional (funcionarios) por otra laboral.

El informe pretende olvidar no sólo la previsión del artículo 103.3 de la Constitución, la Jurisprudencia constitucional y la normativa funcionarial, que parecen dejar bien clara la regla general de cobertura de los puestos de la Administración mediante funcionarios, siendo excepción la utilización de personal laboral, sino que olvida también, sobre todo, el origen y fundamento de dicha regla: garantizar la imparcialidad de funcionarios frente a los poderes públicos y asegurar un buen servicio al ciudadano.

La Ley 30/1984, de Medidas para la reforma de la Función Pública, establece en su artículo 15.1.c) (redacción dada por la Ley 23/1988) el carácter general de la asunción por funcionarios de los puestos de trabajo en la Administración, disponiendo a continuación un listado con puestos que podrían desempeñarse por laborales, que si bien no es normativa básica  y se refería a ciertas administraciones deja entrever por dónde van los tiros.

Más claro lo dejó el Tribunal Constitucional, como digo, pues en sus Sentencias 99/1987 (F.J. 3º) y 37/2002 (F.J. 5º) dispone:


"habiendo optado la Constitución por un régimen estatutario, con carácter general, para los servidores públicos habrá de ser la Ley la que determine en qué casos y con qué condiciones puedan reconocerse otras posibles vías de acceso al servicio de la Administración pública"

De lo cual se infiere claramente la regla general a favor de los funcionarios, siendo la excepción la contratación de laborales.

Por su parte, el artículo 9.2 de la Ley 7/2007, (Estatuto Básico del Empleado Público -EBEP-) establece que,

"En todo caso, el ejercicio de las funciones que impliquen la participación directa o indirecta en el ejercicio de las potestades públicas o en la salvaguardia de los intereses generales del Estado y de las Administraciones Públicas corresponden exclusivamente a los funcionarios públicos, en los términos que en la ley de desarrollo de cada Administración Pública se establezca"

En este sentido, lo que podría dar lugar a algún equívoco es precisamente esa reserva en exclusiva de determinadas funciones al personal funcionario (las que implican ejercicio de potestades administrativas: policía, hacienda, Intervención, tesorería, secretaría...) y que la Comisión catalana ha querido aprovechar. Si hay unas funciones reservadas a funcionarios, entonces, el resto de puestos podrán ser cubiertos por personal laboral. Realmente parte de la doctrina considera esta posibilidad puesto que la ley no parece decantarse de manera tajante a favor de la preferencia del régimen funcionarial. No obstante, esa reserva supone un "núcleo duro" de puestos que en ningún caso pueden ser asumidos por laborales, pero ello no obsta que la regla siga siendo a favor del personal funcionario.

Es más, el EBEP se decanta de manera clara por el régimen funcionarial frente al laboral, recordando en su Exposición de Motivos el abuso producido por las Administraciones Públicas en la contratación laboral, legalmente mucho más flexible, por otro lado.
Dicha Exposición considera que,

"por imperativo constitucional no puede ser éste el régimen general del empleo público en nuestro país, ni existen razones que justifiquen hoy una extensión relevante de la contratación laboral en el sector público".

Pero el meritado artículo 9.2 EBEP nos habla de funciones que impliquen directa o indirectamente ese ejercicio de potestades públicas, con lo que deja la puerta abierta a una amplia gama de funciones y tareas que de una u otra forma entren dentro de ese ámbito reservado a funcionarios. Serían, en cualquier caso, y como dice el precepto, las leyes de las distintas Administraciones Públicas las que desarrollen esas funciones, con lo cual parece darse un amplio margen de discrecionalidad dentro del núcleo reservado.


Por su parte, la mencionada STC 37/2002 recuerda en su F.J. 6º lo dicho por la STC 99/1987 cuando afirma sin lugar a dudas que lo establecido en el artículo 103.3 CE "es una opción netamente favorable al modelo funcionarial, de forma que, en consecuencia, la mayoría del personal al servicio de la Administración debe estar vinculado a ella por una relación funcionarial, y las funciones que puedan ser desarrolladas con vinculación laboral han de ser de menor transcendencia que las que la Ley enumera".

El problema, en cualquier caso, se reduciría a dos cuestiones:

1.- Determinar qué funciones concretas son las reservadas a funcionarios.
2.- Conocer si la opción por la preferencia de los laborales no perjudica la imparcialidad de la Administración y simplemente es una forma de control por los políticos del personal.

En cuanto a la primera cuestión debería ser una ley la que estableciera cuáles son dichas funciones dentro de las previsiones básicas del EBEP (art. 9.2) pero como también ha indicado el Tribunal Constitucional, el legislador no puede entrar a regular con detalle los puestos que deben ser ocupados por funcionarios. 
Surge así la duda sobre gran cantidad de puestos que llevarían implícitas ciertas responsabilidades o que manejan, por ejemplo, datos personales, resuelven o informan sobre expedientes, etc.

Respecto a la segunda cuestión, es tal vez la más problemática; la que plantea más dudas sobre la legitimidad de las intenciones del Gobierno catalán (es cierto que al escribir esto nos encontramos ante un informe de expertos, pero en ciertos temas siempre existen dudas por los efectos negativos que pueden producir).

Los funcionarios aseguran un funcionamiento lo más honesto posible de la Administración y en general no se dejan llevar por las corrientes políticas de cada momento, permanecen más allá de los vaivenes y cambios de color de las Administraciones en que trabajan, y tienen una cierta seguridad en el empleo que más allá de un privilegio es el núcleo en que se asienta el funcionamiento de una Administración imparcial, eficaz y eficiente.
Son, precisamente, los cargos electos los que entran en muchas ocasiones a desconfigurar estas garantías, a "meter" a los allegados y tratar de imponer acciones poco acordes con lo que marca la verdadera buena administración y en ocasiones la propia ley.

El peligro, por tanto, desde mi punto de vista, es que se pretenda disfrazar con la pátina de una mayor eficacia y eficiencia la posibilidad de reclutar laborales, con mayores posibilidades de selección y despido, para que los políticos sigan haciendo lo que mejor saben, y que no es precisamente velar por el bien general. Todo ello sin menospreciar el trabajo que como personas pueden desempeñar los laborales, simplemente diferenciados por el régimen de su relación con la Administración.

Sin pasar por alto las buenas intenciones del informe, como que se reduzca el tamaño de la administración catalana, que se cambien los procesos selectivos para valorar más capacidades que las meramente memorísticas (otro tema digno de ser tratado) o las dudas que puede plantear la determinación de un núcleo reservado al personal funcionario, no creo que el profundo cambio que propugna consiga realmente mejorar su eficacia, eficiencia y transparencia. Eso no se logra cambiando un tipo de personal por otro sino mejorando la gestión de recursos humanos, dejando más libertad al personal para que haga su trabajo, contar con él y aprovechar, entre otras muchas medidas dentro de la denominada función de RRHH, el conocimiento y el valor que ya existe dentro de la Administración. Y sobre todo, lo que no debería olvidarse, es que los funcionarios y el resto de empleados públicos trabajan para el ciudadano dentro de la Administración, y no para los políticos de turno.

viernes, 3 de mayo de 2013

¿Qué le falta a nuestra Administración para estar a la altura de las circunstancias?

Todos conocemos lo mal vista que está la Administración pública española por los ciudadanos y, parece que desde hace unos años también por nuestros políticos. Todos sabemos también que ello es debido en parte a su gran tamaño y la poca eficacia de la que parece hacer gala, entre otras causas.

Aproximadamente 2,7 millones de empleados públicos en los tres niveles de la Administración (estatal, autonómica y local) incluyendo miles de asesores (personal eventual) y "enchufados", así como un gasto que se lleva un gran pellizco del PIB, unido a una dirección política que deja mucho que desear, no ofreciendo por contra los resultados que debería, hacen que la desconfianza sea como mencionamos, a pesar de que la estabilidad que ofrece en el empleo haga que muchos quieran olvidarse de esos defectos e intenten entrar a formar parte de ese grupo de "privilegiados".

¿Qué está fallando para que la situación de ineficacia sea esa? ¿Qué impide poder mejorar y que la Administración sea como debe ser?
Ya hay algunos ejemplos de buenas prácticas y de organismos públicos acreedores de sellos y premios a la calidad, lo que demuestra que si se quiere, se puede. Pero hay que querer, y no es por falta de ganas de quienes vemos día tras día las incongruencias del sistema y los intereses de quienes nos mandan, tan distantes en muchas ocasiones del interés público, y lo mal organizado de nuestro entramado "burocrático".

Redimensionar medios y plantillas.-

Se habla de falta de medios, pero medios hay de sobra en muchos casos, si bien se encuentran mal repartidos, tanto los recursos materiales como los personales. Comenzando por éstos, nos encontramos con un sobredimensionamiento de plantillas. Muchas veces se crean puestos de trabajo sin saberlos distinguir de las plazas de quienes los ocupan y sin contar con un adecuado análisis y descripción de puestos. No existen en muchas de nuestras Administraciones estudios serios de necesidades y recursos disponibles. Cómo pueden saber lo que necesitan si no saben ni lo que tienen. Se da el hecho de tener en casa funcionarios bien preparados, talentosos, pero que se encuentran en el puesto equivocado. No se hace ni siquiera una encuesta de las competencias de cada uno y se desperdicia así unas capacidades extraordinarias.
Hay que empezar también por eliminar a todos los que no han obtenido sus plazas justamente.

El Estatuto Básico del Empleado Público introdujo la figura del personal directivo, que tiende a buscarse en ocasiones fuera de la propia Administración, más por afinidades que por valía.

No se entiende muy bien que se haya creado esa figura como algo apartado del empleado público, a pesar de lo que indicaba el informe de la Comisión de expertos, dando a entender que los funcionarios no seamos capaces de dirigir. Las habilidades directivas no se exigen en los procesos selectivos y deberían comenzar por tenerse en cuenta. De hecho debiera cambiarse la forma de ver el acceso al empleo público, olvidarnos un poco de las oposiciones memorísticas, que lo único que demuestran es que alguien se sabe de "pe a pa" el temario sin tener en cuenta otras habilidades (trabajo en grupo, liderazgo, atención al público, iniciativa, talento...) y buscar más este tipo de competencias.

El procedimiento administrativo es la soga que ahoga la eficacia.-

Estamos demasiado constreñidos por las normas. La seguridad jurídica y la salvaguarda del interés general son fundamentos de nuestro Estado de Derecho. El ordenamiento jurídico establece unas reglas de procedimiento que aseguren esos principios, pero muchas veces ahogan la eficacia de los resultados, así como la eficiencia. Los empleados públicos debemos seguir normas que en ocasiones no entendemos, que retrasan la obtención de aquellos resultados. Todo se basa en procedimientos garantistas, excesivamente garantistas; y controladores, insoportablemente controladores.
El legislador parece haberse dado cuenta (tarde y tímidamente) y trata de agilizar algunos de ellos (p. ej.: declaración responsable y comunicación previa del artículo 71.bis de la Ley 30/1992, de Procedimiento Administrativo -introducido por Ley 25/2009- y su posterior aplicación práctica a través de la regulación de las licencias exprés).

Hace poco leía un artículo sobre las diferencias entre España y EE.UU a la hora de emprender, y algunas de las más destacadas eran precisamente las trabas burocráticas que se imponen a nuestros emprendedores, amén de la falta de motivación y respeto por quien se arriesga en los negocios, los impuestos y la cultura de la subvención pública que reina en España.

La Administración debe abrir la mano a la iniciativa privada y no ser tan cuadriculada. En un curso sobre evaluación del desempeño al que asistí, el ponente, un consultor de los que ahora están haciendo su agosto ayudando a la Administración Publica a ser más eficiente, comentaba que no sabemos aprovechar al máximo las oportunidades que nos ofrecen las normas de procedimiento a pesar de lo restrictivas que parezcan ser. Estamos demasiado imbuidos del carácter burocrático que ha imperado desde hace décadas que no sabemos exprimir los resquicios que ofrecen. Hablaba del caso de las licencias urbanísticas y ponía como ejemplo algunos ayuntamiento que ya antes incluso de aplicarse la nueva normativa "exprés" las otorgaban en cuestión de días y casi de horas.

No sólo el legislador debe darse cuenta (lo sabe pero no actúa) de la cantidad de normas que tenemos en España y de lo que retrasan la eficacia de la Administración (no voy a entrar en el eterno debate de los efectos en nuestro ordenamiento de la existencia de las Comunidades Autónomas) lo que la lleva a no lograr modernizarse como debiera, sino además los empleados públicos debemos quitarnos en ocasiones la capucha de burócratas que nos impide ver más allá de la estricta letra de la ley. Hay que resolver los problemas de los ciudadanos, ser prácticos y resolutivos, aunque sin perder de vista los derechos ciudadanos.

Utilicemos más las TIC.-

Otro aspecto en el que no se pone especial atención, sobre todo en las Administraciones más pequeñas, es en la gran ayuda que supone utilizar las Tecnologías de la Información, las redes sociales, Internet, etc, en el desempeño de su actividad. La utilización del eDNI y de los certificados digitales no está aún muy extendida entre los ciudadanos y muchas Administraciones tampoco permiten acceder a sus portales a realizar trámites con ello.
Esto debe cambiar. El esfuerzo del Estado en este sentido es grande, y puesto que la complejidad de nuestra burocracia (utilizo este término en el sentido meramente descriptivo) es cada vez mayor, no estaría de más formar al personal en su manejo, así como facilitar a los ciudadanos su utilización. Eso redundará en una mayor agilización de trámites y una descarga de trabajo a aquel.

Motivar, contar con los empleados: la clave del éxito.-

Para terminar, todas estas propuestas pasan indefectiblemente por contar con el músculo, el motor de la Administración, que son sus empleados. No sólo deben estar bien preparados, haber accedido en condiciones de igualdad, sino que ante todo se les debe valorar, ha de contarse con ellos, darles autonomía, motivarles, aprovechar el talento individual y colectivo, y todas esas competencias y capacidades que sin duda tienen. Esto parece obvio y de ello se habla mucho en el entorno privado pero parece que en el público los políticos se olvidan, no se cuenta con ellos y se les trata, se nos trata, sin respeto, cuando somos el espejo de la Administración ante el ciudadano. Las organizaciones las forman personas y son ellas quienes les dan personalidad. Por ello termino pidiendo respeto y que se cuente más con los empleados públicos que cada día tratan de sacar adelante su trabajo y conocen de primera mano lo que falla y lo que puede mejorarse porque precisamente ellos están en contacto directo con el ciudadano y sólo se rigen por criterios de servicio al mismo.

viernes, 12 de abril de 2013

Mejora de la productividad en el trabajo: Técnica Pomodoro

Como ya adelanté en Twitter (@pedropadillar) me he puesto a practicar con la técnica "Pomodoro" de aumento de la productividad con el objetivo de averiguar si realmente se mejora un aspecto que a muchos resulta realmente complicado de controlar: la organización del tiempo para optimizar nuestras tareas o, dicho de otro modo, lograr mayor eficiencia en nuestros quehaceres, sean cuales sean (trabajo, estudio...).

A muchos les ocurre lo mismo, a veces tenemos tantas cosas en la cabeza que no sabemos por dónde empezar, queremos hacer varias cosas al mismo tiempo (multitarea), no organizamos los tiempos, nos aturullamos y hay quien se bloquea, perdiendo un tiempo valiosísimo.

Pues bien; mirando el tema de la productividad en el trabajo y las técnicas más conocidas (como GTD, time boxing, autofocus...) me topé con esta curiosa modalidad del time boxing.

La base de todas estas técnicas consiste en ayudarnos a programar y organizar nuestras tareas como primer paso (planificar) para después ayudarnos a desarrollarlas sin interrupciones.
Éstas son uno de los principales problemas con que nos encontramos en el día a día: estamos haciendo algo y de repente nos vienen a la cabeza multitud de cosas que tenemos que hacer (llamar a fulanito, revisar el correo...). Son las llamadas interrupciones internas. Luego también están las externas, aquellas cuya aparición no podemos controlar (esa llamada inoportuna, un cliente o proveedor que viene...)

Pues bien, uno de los pasos para lograr ser más productivos consiste en saber lidiar con estas interrupciones.

La técnica pomodoro (tomate en italiano) la creó precisamente un estudiante de esa nacionalidad llamado Francesco Cirillo, que tenía esos problemas. Vio esos cacharrillos en forma de tomate, manzana o cualquier otro alimento que controlan el tiempo de cocción de los alimentos y avisan pasados los minutos que programemos; y partiendo del time boxing diseñó el sistema.

La base del mismo es planificar previamente todas las tareas pendientes en una hoja inventario de actividades y luego, día a día, planificar las tareas que pretendemos desarrollar (hoja de actividades diarias). También hay una hoja de inventario para llevar un control estadístico, pero no la he utilizado.

En qué consiste la técnica.-

Pomodoro consiste en dividir el tiempo en el que desarrollamos las tareas en bloques de 25 minutos, tras los cuales hay una pausa de 5 minutos. Cada bloque de 4 "pomodoros" completados nos da una pausa de 15 minutos. Por lo que dos pomodoros serían una hora de trabajo.
Cada pomodoro es indivisible e ininterrumpible. La idea es que nos centremos al 100% en la tarea. Es muy gráfico el vídeo de presentación de la web oficial (el enlace está al final). Es como si pusiéramos una barrera entre la tarea y el mundo exterior. Si algo nos interrumpe lo anotamos como próxima tarea o lo demoramos para cuando terminemos (alguien que nos llama, una tarea que nos hemos acordado que hay que hacer...). Pero si realmente nos distraemos o se interrumpe totalmente la tarea hay que anular el pomodoro y comenzarlo de nuevo.

La primera pregunta que surge es por qué 25 minutos y no 20, 40 o 60. Según el autor esos 25 minutos es el resultado de calcular a base de práctica el mejor intervalo de tiempo de trabajo.

La técnica sólo se basa en la realización de las tareas pero no en la obtención de resultados en sí; eso lo debemos controlar nosotros. Si una tarea requiere una hora la programaremos para 2 pomodoros, pero si requiere más de 5-7 pomodoros es conveniente descomponerla en tareas más pequeñas.

También se aconseja utilizar los 3-5 primeros y últimos minutos de cada pomodoro para repasar la tarea antes de comenzarlo y justo antes de concluirlo. Esto permite una primera toma de contacto con una nueva tarea (pueden dedicarse a esto hasta 10 minutos) o retomar la que ya habíamos comenzado antes, así como una revisión al final de cada bloque.

Según el autor, la técnica permite trabajar individualmente, en parejas o en grupo,  y también calcular el tiempo de desarrollo de una determinada actividad, lo que podría traducirse -según el autor- en saber su coste. (Véase el manual en inglés, italiano o chino en la web del autor. Aquí en inglés).

Poniendo en práctica el sistema.-

Durante dos semanas he puesto en práctica la técnica. Primero rellené en una hoja inventario las tareas que tenía pendientes, en general: por ejemplo, leer varios libros, trabajar en la Tesis, hacer yoga, pilates, judo, estudiar inglés... vamos, lo que tengáis pendiente. Calculando los pomodoros que supongan.
La primera cuestión que surgió fue saber su tiempo de realización. En cuanto a la lectura de libros no hay mucho problema, pues calculando las páginas que podemos leer sin interrupción cada media hora (por la duración del pomodoro más la pausa) seremos capaces de estimar lo que nos llevaría leerlo completamente.

En cuanto a tareas más complejas (trabajar en la Tesis) como es una actividad a más largo plazo y que puede dividirse en tareas independientes (hacer tal capítulo, buscar tales datos...) podemos anotar en la hoja inventario bien el concepto "trabajar en la Tesis" o "terminar el capítulo I". Yo preferí lo segundo, pues es conveniente marcarnos objetivos realizables a corto plazo para ver el progreso. Si pongo trabajar en la Tesis, lo que me puede llevar años, no veré en la hoja de inventario prácticamente ningún avance, pero si pongo "Depurar el capítulo V" tengo un objetivo realizable a corto, con más posibilidad de estimación del tiempo de realización.

Tanto si no sabemos el tiempo que nos llevará como si se trata de actividades reiteradas (como hacer yoga cada día) yo no puse una duración en el inventario sino que en la hoja de actividades diaria la anoté con el número de pomodoros previstos para ese día. Por ejemplo, al yoga se le puede destinar un pomodoro diario, a la Tesis tres ese día concreto (otro día puedo dedicarle 4 en varias tareas más pequeñas, por ejemplo), y así.

Para controlar el tiempo podemos utilizar cualquier sistema que nos permita medir el tiempo en intervalos de 25 minutos; o un cronómetro de cocina o uno normal, o incluso una aplicación informática. Yo he utilizado pomodroido (en inglés) para mi teléfono android. La ventaja es que está diseñado para alcanzar un "nivel" según completas pomodoros (principiante, iniciado, entrenado...) con lo que te vas picando para hacer más pomodoros y avanzar de nivel. Es como un reto, parece un juego y se hace más llevadero.

Conforme completemos pomodoros pondremos una cruz a la derecha de la línea correspondiente de la tarea en la hoja diaria. Al terminar las tareas las tacharemos de la misma, y si concluye la actividad completamente (leer un libro) también la tacharemos de la hoja de inventario de actividades.
Resulta muy gratificante ver el progreso y cómo vamos concluyendo actividades. El simple hecho de tachar nos estimula mucho.

Gestionando las interrupciones.-

Como decía, la idea que subyace en estas técnicas es centrarnos en una sola tarea cada vez, pero es obvio que tendremos distracciones externas e internas. Las internas se solucionan con un poco de práctica al concentrarnos en nuestro pomodoro. Parece una tontería pero saber que tienes un tiempo limitado para realizar tu bloque de tarea ayuda a ser más eficiente.

La técnica sugiere que la hoja de actividades diarias se divida en dos partes: la superior para poner las tareas del día, intentando que sea por orden de prioridad; y la inferior para añadir tareas que nos van surgiendo a lo largo del día.

En cuanto a las interrupciones internas, si en medio de una tarea nos acordamos de algo (llamar a Pepe, enviar un mail, comprar unas flores para mi mujer...) pondremos un apóstrofe junto a la tarea que estamos haciendo, en la hoja diaria, y anotaremos esa nueva actividad en la mitad inferior. Cuando estemos en el descanso o cuando tengamos tiempo (incluso podemos dedicar un pomodoro para completar esas interrupciones posteriormente) la podremos hacer.

Respecto a las interrupciones externas (viene un compañero a pedirnos algo, nos llaman por teléfono, tenemos un cliente/proveedor esperando, etc.) depende de qué se trate. A un compañero le podemos decir que ahora le llamamos o que nos llame en unos minutos; el teléfono podríamos dejarlo descolgado -si no nos supone un problema-. Dependerá de cada situación. Si podemos dejar estas interrupciones para gestionarlas más tarde haremos lo mismo que con las internas, anotarlas en la parte inferior de la hoja diaria.

Problemas planteados.-

La primera duda que surge es sobre la duración establecida. ¿Y si mi tarea dura más o menos de 25 minutos?
En el primer caso habría que hacerla en tantos pomodoros como consideremos, pero que nos suene el "ring" y tener que hacer una pausa cada 25 minutos puede alterarnos casi tanto como lo que tratamos de evitar. Además, no parece tener mucho sentido dividir así tareas complejas como trabajar en la Tesis. Se ha estudiado que un intervalo efectivo para realizar tareas sin perder concentración son unos 50 minutos, haciendo descansos de unos 10 minutos, con lo que dividir en partes de 25 minutos las tareas puede suponer una cierta pérdida de eficacia. Efectivamente, técnicas como time boxing, enfocadas a planificar y realizar tareas en intervalos personalizados, parecen mejores. Todo depende del tipo de actividad que hagamos. Pomodoro puede ser útil para algunas de ellas que permitan esa división temporal o si bloques más grandes nos hacen perder concentración.

El otro supuesto es el de realizar tareas que nos lleven menos de un pomodoro. El autor recomienda agrupar varias tareas para completarlo pero el problema es que tengamos tareas dispares o no sea posible ajustarlas a un pomodoro, o bien que no tengamos tareas que hacer que puedan inclucirse en el sistema.

Otro problema, que creo se produce en cualquier técnica, es la sobreestimación o subestimación del tiempo que vamos a dedicar a cada tarea y a todas en cada día. Para tareas de largo desarrollo podemos decidir dedicar "x" pomodoros un día. Si luego podemos dedicarle más tiempo habrá que actualizar la previsión sobre la marcha. Para tareas más cortas que se hagan en un día podemos estimar que durará un pomodoro pero luego resulte que lleve más o al revés, que nos sobren pomodoros. Por ejemplo, para escribir esta entrada supuse un sólo pomodoro (subestimación) pero como verás, le estoy dedicando bastante más tiempo del previsto y ahora voy por el tercero. Lo bueno del sistema es que permite saltarse los descansos para evitar la desconcentración.

En la práctica la sub y sobre estimación supone que puedan quedarse tareas pendientes. Yo voy revisando cada día las que me han ido quedando para incluirlas en los días sucesivos, pero en cualquier caso se hace difícil y será cuestión de práctica ajustar las tareas con el tiempo que vamos a tener al cabo de la jornada.
Conforme termino actividades que me iban quedando pendientes otros días lo anoto también en esas hojas diarias pero no tachándolas, para que no parezca que la he realizado ese día, sino con una simple marca para saber que se ha hecho posteriormente y no me tengo que preocupar de ella más.

Conclusiones.-

Creo que prácticamente cualquier técnica de mejora de la productividad es beneficiosa, más si tenemos problemas de organización. Con un simple cuaderno y un bolígrafo podemos hacer maravillas. Pero quede claro que debemos poner algo de nuestra parte: constancia, ser conscientes de que debemos trabajar el tema de las interrupciones, no demorar la realización de tareas (procrastinar, ¡qué palabra más fea!) y marcarnos unos hábitos "saludables" de planificación y trabajo.

La técnica pomodoro es muy sencilla y viene bien para determinado tipo de tareas pero como dije, tiene el problema de la limitación del tiempo.
A mi me ha servido, no obstante, para ser más eficiente, pues he aprendido a concentrarme en la realización de mi tarea durante el pomodoro. Todo depende también de lo hábiles que seamos en la gestión de las interrupciones o las posibilidades que nos ofrezca nuestro entorno. Hay profesiones en que resulta más complicado aislarnos de ellas.

Se puede probar esta técnica porque es fácil de implementar y nos ayuda a no demorar tareas, a centrarnos y, en suma, a mejorar nuestra productividad.

Nota: Tiempo de redacción, revisión y publicación: 4 pomodoros.

Para saber más:

Web oficial de Pomodoro.
Técnica pomodoro en Wikipedia.
Breve manual en español.
Blog tratando de entenderlo.

viernes, 5 de abril de 2013

Empleados públicos: en busca de la felicidad

El uno de abril se celebra el Día Internacional de la diversión en el trabajo. No es que sea una celebración muy conocida pero creo que es una propuesta interesante, impulsada precisamente por la consultora Humor Positivo, que propugna un buen ambiente en los lugares de trabajo para lograr mayor productividad.

A todos nos gusta que exista "buen rollo" a nuestro alrededor, y en el lugar de trabajo no va a ser menos. La denominación del Día Internacional como de la diversión puede dar lugar a equívocos y quizás debieran haberlo llamado del buen humor o del buen ambiente en el trabajo, pero la idea es la misma: crear, fomentar, mantener e impulsar unas relaciones personales entre compañeros que permitan hacer más llevaderas nuestras horas en la empresa.

El buen humor crea buen ambiente y éste mejora la productividad al estar más contentos, lo que repercute positivamente en los resultados e imagen de la empresa, entre otros beneficios. Entre sus efectos destacan el incremento de la motivación, estimula la creatividad y las capacidades del empleado, y es muy bueno para nuestra salud.

Por desgracia, nada de esto se fomenta en nuestras Administraciones Públicas ni en muchas empresas. Da la sensación de que estar con la sonrisa puesta o contar un chascarrillo de vez en cuando nos distrae de nuestras obligaciones y no es ejemplo para la seriedad de nuestro trabajo, pero nada más lejos de la realidad; bastante están pasando los funcionarios (empleados como cualquier otro al fin a al cabo, a pesar de la fama) como para que estén encima de buen humor.
La productividad real ha bajado porque hay mucha desmotivación en la Administración por los recortes salariales y sociales desproporcionados y mal gestionados que hemos sufrido; vemos cada día cómo se van miles de euros en gastos inútiles mientras se les limitan derechos, y para colmo casi no se les permite, ni mucho menos se fomenta, el buen ambiente laboral.

El Estatuto Básico del Empleado Público (EBEP) y otras muchas normas vienen hablando en los últimos años de mejora de la productividad, de la eficacia y eficiencia de nuestras Administraciones, lo cual pasa indefectiblemente por tener empleados más cualificados, formados, y motivados. Pero como digo, no se ponen las medidas necesarias. Salvo quizás en algunas Administraciones grandes y en otros casos puntuales no existen buenos gestores de recursos humanos y mucho menos líderes que sepan crear equipos de trabajo y llevarlos por la senda del éxito.

No debe confundirse contar un chiste o un chascarrillo, o tomarse un descanso de unos pocos minutos cada hora de trabajo, con no rendir. Los psicólogos del trabajo, psiquiatras y otros profesionales saben que estas pequeñas pausas, estas relaciones sociales dentro del puesto de trabajo mejoran la productividad y en absoluto deben considerarse como conductas contraproductivas en el tradicional sentido que se da en materia de evaluación del desempeño, por ejemplo.

Los políticos no están preparados para los retos que exige nuestra sociedad cuando son ellos quienes deben impulsarlos, y mantener un buen ambiente y a unos empleados públicos lo más contentos y motivados posible, dentro de las actuales circunstancias, es una necesidad perentoria si de avanzar en aquellos y ofrecer mejores servicios a menor coste estamos hablando.

Las Administraciones -y muchas empresas- han de ser conscientes, poner en práctica, impulsar y permitir la creación y mantenimiento de buen ambiente y del humor en el trabajo. Es muy barato y los resultados se notan enseguida.

Para saber más:

Emociones pitivias: humor positivo

miércoles, 3 de abril de 2013

Ladrones de tiempo y mejora de la productividad en las organizaciones

 Uno de los mayores problemas que encontramos en el trabajo diario son los denominados “ladrones de tiempo”; esas interrupciones, internas o externas, que nos distraen de la tarea que estamos desarrollando y que prolongan su total y eficaz finalización, amén de producirnos un sentimiento de –precisamente- pérdida de tiempo, de que no nos cunde el trabajo, desasosiego, etc. lo que lleva a un negativo círculo vicioso de rendimiento por debajo que lo que somos realmente capaces.

Esto se da no sólo en el ámbito privado sino también en la Administración; es algo común a cualquier tipo de organización y de trabajo, independientemente de su dificultad, si bien se suele dar más en unos empleos que en otros. Por ejemplo, en los que implican atención al público junto con tareas internas será más habitual que en otros que no se relacione tanto con el exterior.
Precisamente esto es habitual en determinados departamentos de las administraciones, donde además de tener que llevar a cabo tareas muchas veces rutinarios, se presta un servicio principal o accesorio de atención al ciudadano.

Además están el teléfono, el correo electrónico, los compañeros, jefes, reuniones inútiles... que nos distraen de la tarea que estamos haciendo en ese momento. Si junto a todo esto nos cuesta concentrarnos, estamos pensando en mil cosas y no sabemos organizarnos con eficacia, el problema se acentúa hasta el punto de encontrarnos incluso bloqueados ante la idea de tener mucho que hacer y ver que no avanzamos o no saber por dónde empezar.

Los ladrones de tiempo son algo inevitable en casi cualquier empleo. Por ello, se hace imprescindible una buena técnica para reducir al mínimo su influencia a la vez que mejoramos nuestra productividad.

El problema, como de costumbre, es que nadie nos ha enseñado a controlar nuestro tiempo, a ser más productivos reduciendo tiempos muertos y distracciones; a organizarnos en una palabra.  Esto depende de cada uno, del control que tengamos personalmente sobre nuestras tareas. Esto no lo enseñan en las escuelas ni universidades, ni mucho menos entra en los temarios de las oposiciones o se valora en las entrevistas de trabajo o en el curriculum, pero resulta de una importancia vital si de productividad estamos hablando, sobre todo hoy en día, con la crisis y los intentos de hacer las empresas y la Administración pública más eficientes.

Se está debatiendo mucho sobre la mejora de la productividad, de la eficacia y  la eficiencia de las organizaciones, en el ámbito público, por ejemplo, se ha aprobado el Estatuto Básico del Empleado Público, nuevas leyes y otras normas sobre el empleado público, se importan técnicas y conceptos desde el sector privado para mejorar esa productividad, se habla de Administración inteligente, proactiva, de motivación del empleado, de la necesidad de liderazgo, de gestión de equipos y el no va más: de la evaluación del desempeño.
Pero no se tiene en cuenta una parte muy importante y casi diría que nuclear del problema de productividad que tenemos en las organizaciones, en todas: no se preocupan por mejorar la del empleado individualmente considerado (que finalmente repercutirá en la general de aquellas). No se considera el elemento subjetivo y psicológico de la productividad. Se habla de aumentarla pero no se enseña a hacerlo realmente, a aplicar esas sencillas técnicas que evitan las distracciones. y ahí es donde se encuentra la raíz del problema, en que se preste atención a ello, pues resulta extremadamente sencillo y barato formar y poner en práctica este tipo de técnicas, que además favorecen a la persona más allá del horario laboral y de su tarea estrictamente profesional.

Existen diversas técnicas reconocidas (GTD, Pomodoro, Autofocus...) además de las que cada uno pueda haber creado y que le funcionen individualmente. Por nuestra parte sería muy aconsejable leer sobre ellas y si consideramos que realmente nos distraemos y no somos todo lo productivos que podríamos llegar a ser, seria interesante poner en práctica alguna o algunas de ellas para probar y elegir la que mejor se adapte a nuestras necesidades.

Pensemos detenidamente si verdaderamente somos eficientes, si estamos aprovechando el tiempo del que disponemos, si controlamos los ladrones de tiempo. Si no es así deberíamos cambiar  la situación y darle la vuelta, no sólo para mejorar profesionalmente sino también personalmente. Tendríamos más tiempo libre para el ocio o la familia.

Y por último, las Administraciones y otras organizaciones también deberían preocuparse por que sus empleados aprendan a aprovechen su tiempo al máximo. Esto logrará aumentar su motivación y serán incluso más felices. Y ya sabemos que un empleado feliz es más productivo...

miércoles, 20 de marzo de 2013

Ineficiencia en el control de las ayudas públicas, picaresca y desincentivación del talento


El motivo de esta entrada, más relacionada con el control y la eficiencia en la gestión de los recursos públicos que estrictamente con los recursos humanos, es realizar una crítica al, a mi juicio, descontrol existente en los criterios de concesión de ayudas públicas de cualquier tipo, desde los famosos "viajes" del IMSERSO hasta plazas en centros educativos, subvenciones económicas, así como exenciones fiscales, etc.

El increíble caso de las vacaciones y el termalismo del IMSERSO.-

Por ejemplo, y puesto que el hecho de escribir esto ha sido precisamente el tema de las vacaciones del citado Instituto, en 2013 se destinarán casi 70 millones de euros a esos servicios, cantidad que, a pesar de haberse reducido en relación al año pasado, sigue siendo muy importante.

La razón de ser de estos beneficios para nuestros mayores es doble: "facilitar la incorporación de este colectivo a las corrientes turísticas, al tiempo que paliar las consecuencias que en materia de empleo produce el fenómeno de la estacionalidad en el sector turístico del país", según aparece en la propia web oficial del Instituto. Al segundo motivo me referiré a continuación. En cuanto al primero no entiendo muy bien la necesidad de que el Estado pague a parte de sus ciudadanos unas vacaciones. No vivimos en Jauja. Por qué a los mayores sí y a los parados de larga duración y sin prestación no, por ejemplo.

Pero detrás de esta bienintencionada finalidad no podemos olvidar que son muchísimos los posibles beneficiarios y es obvio que se establezcan controles y criterios para acceder a estas plazas. Si bien no aparecen como uno de los principales requisitos (mínimo de 65 años, pensionista…) se valoran los recursos económicos de que se disponga. Y es aquí, una vez más, donde el sistema hace aguas.

Conozco o me han comentado el caso de personas que tienen una buena pensión o aún siendo normalita disponen de otros importantes ingresos como subvenciones de la PAC o de otro tipo, que pueden permitirse unas vacaciones por su cuenta y aun así solicitan y consiguen ir casi por la gorra con dinero público porque no justifican todos esos ingresos y tampoco se comprueba lo suficiente por parte de la Administración. Y sobre todo se van si es el primer viaje, donde se relajan los requisitos económicos. ¿Es culpa de aquellos pedir las plazas? ¿es de la Administración por concederlas sin control?
A la primera cuestión respondería que en parte sí y en parte no. Por un lado, la picaresca enseña a conocer la forma de no presentar todos los ingresos, cuando ello es posible. Por otro, muchos pensarán que si al vecino se lo conceden por qué a él no.

En cuanto a la segunda cuestión, como decía, la Administración no vigila lo suficiente ni, en la era de las TIC, cruza datos para comprobar con un clic los ingresos reales.

Pero otro problema nuclear se sitúa en el hecho de que consideramos a la Administración Pública como un ente facilitador de empleo. La idea de mantener la ocupación hotelera en temporada baja está muy bien, pero por qué con dinero público y de esa forma. Bien es cierto que el sector turístico es muy importante para nuestra nación pero no cabe duda que existen otros muchos sectores que ocupan a muchos empleados y no tienen tales ayudas públicas.
Esas ayudas aseguran unos ingresos que por otra parte tienen como contrapunto la desincentivación del propio esfuerzo por buscar nuevas vías de ingresos. Cualquier empresa debe adaptarse a los cambios del mercado, a las dificultades, y ha de hacerlo en la mayoría de los casos sola.

La idea de ayudar al sector hotelero no está mal, éste es muy importante para nuestra economía, pero ya que se hace mediante la inyección de dinero llevando a los mayores de vacaciones, que se controle más para hacerlo más justo y eficiente.
Resulta discriminatorio que quien puede permitírselo vaya casi gratis, impidiendo que personas que no tienen la oportunidad de sufragarse unas vacaciones o unos días de termalismo se vean privadas de ello por estar las plazas cubiertas con aquellos que se aprovechan o simplemente lo utilizan por una negligencia de la Administración in-vigilando.

El “talento” español para aprovecharse de los recursos públicos.-

Como también viene ocurriendo desde hace muchos años en España, tenemos dos grandes defectos, buscamos la subvención y la ayuda pública para cualquier cosa; tenemos un gran talento para aprovechar, siempre que podemos, algún beneficio público, pareciendo que no lo tenemos para hacer las cosas por nosotros mismos y con nuestros medios, como hacen en otros muchos países de nuestro en torno. La actividad administrativa de fomento, de estímulo, no es mala en sí misma, lo malo es el abuso, aprovecharse de cualquier resquicio o fallo de la norma (que los hay) y, lo que es peor, hacer trampas para lograr obtener ese apoyo. Desde ayudas económicas hasta plazas en el colegio de nuestros hijos, pasando por exenciones tributarias, etc.

Falta un verdadero control administrativo ante y post-concesión de beneficios.-

El otro gran fallo de nuestro sistema administrativo y por donde se van miles de millones de euros en ayudas concedidas o en tributos y otros ingresos dejados de ingresar es la absoluta falta de medidas de control del cumplimiento de los requisitos para beneficiarse de aquellos y, posteriormente, de más controles sobre el mantenimiento de los requisitos para seguir disfrutando de los mismos.
Un caso que me resulta profesionalmente muy cercano es la exención por minusvalía en el impuesto municipal sobre vehículos. Hace años se exigía que el vehículo estuviese adaptado para personas con movilidad reducida. Actualmente no se exige la adaptación, y cualquiera que tenga un grado de minusvalía del 33% puede acceder al citado beneficio. Son dos los problemas en este caso. Uno es que no hay ninguna relación entre la minusvalía y la necesidad de utilizar el vehículo,  y así, desde el que no tiene piernas hasta el que le falta un dedo podría acceder a la ayuda.

El otro problema es la dificultad de control pues la Ley de Haciendas Locales permite pedirlo tanto si se va a conducir por el  propio minusválido como si no, y siempre que sea para su uso exclusivo. No puede haber un policía detrás de cada beneficiario para ver si el que tiene concedida la exención utiliza el vehículo para ser transportado por otro o si también lo aprovechan los familiares.
Aquí, como en tanto otros casos, falla el legislador al regular este beneficio fiscal, que incluso impide en la práctica realizar los necesarios controles.

 Conclusión.-

En definitiva, sirva esto para hacer ver la necesidad de resolver tres grandes problemas de que adolecemos en España:

 - La Administración Pública tiende a subvencionar demasiado y a demasiados, anulando la iniciativa privada y el esfuerzo personal.

- Esa misma Administración no controla bien la concesión y el cumplimento de los requisitos para ser beneficiario de dichas ventajas públicas, de lo que resulta el siguiente punto y la ineficiencia en el gasto público y en los resultados esperados.
- Los ciudadanos nos hemos acostumbrado a esos defectos y, por mor de nuestro sentido pícaro, nos aprovechamos injustamente en nuestro provecho.

lunes, 18 de marzo de 2013

El miedo de los jefes a evaluar el desempeño


Uno de los efectos que tiene la aplicación de la evaluación del desempeño (ED) en la Administración, en aplicación del Estatuto Básico del Empleado Público (EBEP), es que obviamente, alguien tiene que evaluar. Debe haber una persona dentro de la organización que conozca qué hacen los empleados para poder valorar cómo lo están haciendo, y generalmente serán los superiores los destinados a valorar el rendimiento y desempeño de sus subordinados. Esta es la tendencia en nuestras Administraciones frente a otras posibilidades del sistema, como la evaluación 180º o la 360º, que incluyen otro tipo de evaluaciones (subordinados, compañeros, clientes-usuarios…).

Esto plantea una importante cuestión, ¿están preparados los jefes para tan comprometido trance? La respuesta general es no. No ha habido cultura de la evaluación en las Administraciones públicas y salvo contadísimas excepciones anteriores al EBEP no se ha aplicado a pesar de existir algunos antecedentes legislativos que ya lo permitían. Por ejemplo, la Ley 30/1984,  de Medidas para la reforma de la Función Pública, en su exposición de motivos ya menciona el desempeño en el puesto de trabajo al ligar al mismo las retribuciones. De hecho, el artículo 23.3.c) establece que el complemento de productividad está “destinado a retribuir el especial rendimiento, la actividad extraordinaria y el interés o iniciativa con que el funcionario desempeñe su trabajo”; lo cual supone que dicho desempeño debe ser valorado de alguna manera.

Por otro lado, la Resolución de 27 de julio de 1998, de la Secretaría de Estado para la Administración Pública, por la que se dispone la publicación del Acuerdo del Consejo de Ministros, de 17 de julio de 1998 por el que se promueve la implantación de sistemas de evaluación del rendimiento de unidades administrativas en la Administración General del Estado:

Segundo. A los efectos de este Acuerdo, se entiende por evaluación del rendimiento un sistema interno y flexible de autoevaluación de cada centro directivo, mediante la medición periódica y objetiva de la relación entre los recursos personales y materiales de la organización y los resultados relacionados con las actividades desarrolladas, así como del análisis de los indicadores y series de gestión que los cuantifiquen, obtenidos a través de adecuados sistemas de información para la dirección.

Por tanto, ya se preveían estos sistemas aunque el EBEP ahora le ha dado carta de naturaleza finalmente de manera unificada en forma de Estatuto básico para los distintos niveles de Administración en España. La cuestión está en saber si los jefes serán buenos evaluadores, si querrán y podrán desempeñar esta nueva función. El problema no es baladí, pues la ED es un proceso de por sí complicado, no siempre objetivo cuando de desempeño stricto sensu hablamos, en el que hay mucho de valoración personal, con lo que ello conlleva. Parece una herramienta más propia de la Psicología del trabajo, de los profesionales de los recursos humanos, que de cualquiera que tenga responsabilidades de mando.

Los jefes no están preparados para evaluar.-

En nuestras Administraciones no se enseña a ser jefe, a dirigir equipos, simplemente se aprueban unas oposiciones o se promociona, pero no hay una formación específica que incluya, entre otras habilidades directivas, la evaluación de los subordinados. Sabemos hacer nuestro trabajo diario pero en él no está incluida la ED ni otras competencias de dirección, como digo.

Por si fuera poco, las últimas reformas en materia de función pública aumentando jornadas, restringiendo salarios y otros derechos sociales, no ayudan a crear un clima propicio para desempeñar otra función más, alejada –en principio- de las habituales del puesto.

Ese sería un primer problema a la hora de que los jefes quieran evaluar: exceso de trabajo y poca formación. Pero a ello se añade otro elemento más importante: las relaciones personales existentes entre jefes y subordinados, así como la personalidad de los propios evaluadores y los efectos distorsionadores de la evaluación que ambos elementos unidos pueden producir (efecto halo, efecto acontecimientos recientes, tendencia a la medición central…).

Por tanto, se haría necesario en primer lugar informar adecuadamente a los jefes de la importancia, las ventajas y la necesidad de realizar evaluaciones lo más precisas posibles, motivándoles a ello, y formándoles seguidamente y de la mejor forma que sea posible en los pormenores de esta novedosa (para ellos) herramienta.
Indudablemente, si para un profesional de la evaluación o, en general, de los recursos humanos, no es fácil conocer a la perfección los entresijos de la ED y ha necesitado una extensa formación y experiencia, para alguien profano resultará más complicado aún. No obstante, habrá que empezar poco a poco, y sobre todo apoyándoles a través de esos profesionales (internos o externos) para que se vaya perdiendo el miedo a realizar las entrevistas y demás tareas de la evaluación.

Como digo, al menos hasta que el sistema se haya implantado de manera permanente en cada organización, los jefes tendrán sus reticencias (al igual que los subordinados) a realizar las evaluaciones, como es normal, pero deberán ser conscientes de que más tarde o más temprano el sistema se terminará por implantar en casi todas las Administraciones (siempre se quedará alguna fuera) y deberán asumir ese nuevo rol. De ahí también la importancia de las pruebas piloto a la hora de implantar el sistema, y que permiten un mejor conocimiento no sólo del mismo sino sobre todo de las peculiaridades de la propia organización.
Porque, no olvidemos, cada una de ellas es distinta a las demás.

domingo, 10 de marzo de 2013

'Los funcionarios no deberían tener el trabajo asegurado de por vida'


Quien lea sobresaltado el título de esta entrada y conozca mínimamente cómo funciona nuestro sistema de empleo público que no se asuste. Como verán, está entrecomillada. Son las declaraciones de Percival Manglano, ex Consejero de Economía y Hacienda de la Comunidad de Madrid entre 2011 y 2012 en una entrevista publicada por Intereconomía.com el 10 de marzo de 2013.

El Sr. Manglano ha publicado su libro “Pisando charcos”, en cuyas páginas, entre sus propuestas de reformas que serían necesarias en España, se encuentra la lindeza de poder despedir a los empleados públicos.

Sólo quiero centrarme muy brevemente en estas palabras, que para un profano pudieran parecer lógicas y coherentes con lo que ocurre en la empresa privada, máxime cuando la Administración pública está tratando de acercarse a sus técnicas en la búsqueda de la eficacia y eficiencia, de la mejora de la productividad con ahorro de costes en una palabra, a la hora de ofrecer sus productos y servicios.
Pero lo que parece ignorar el Sr. Manglano es que el actual sistema de "trabajo para toda la vida" no es más que la forma vulgar de denominar a un sistema de carrera instaurado en España y otros muchos países de nuestro entorno para asegurar la independencia de los funcionarios en su labor.

No tenemos más que echar un vistazo al Spoil system estadounidense, por el cual no suele haber trabajo público asegurado y cuando llega un nuevo presidente a la Casa Blanca se produce un ir y venir de cajas de cartón con los enseres personales de decenas de miles de empleados públicos; unos despedidos y otros contentos y agradecidos al nuevo partido en el poder.

Eso es precisamente lo que trata de evitar el sistema español, no sólo que por los vaivenes políticos se bloquee el normal funcionamiento de la Administración Pública, sino lo que es peor, que bajo la sutil idea de la poca productividad se pueda expulsar a buenos empleados pero que no comulgan con un determinado (o incluso con ningún) color político, o se pretenda "hacer hueco" a los acólitos.

El Sr. Manglano habla de mejorar los incentivos de nuestros empleados públicos con el fin de que sean más productivos. Eso ya lo prevé el EBEP y es el santo grial de cualquier organización, pero al contrario de las privadas, en las públicas prima el interés general, y la imparcialidad  es uno de los mejores medios con los que la ley ha dotado a los funcionarios para garantizarlo.

En cualquier caso, existen mecanismos ya previstos en nuestras leyes de empleo público para asegurar ese buen hacer, para motivar a los empleados públicos a lograr una Administración mejor, e incluso a sancionarles o expulsarles en casos muy graves; pero la puesta en práctica de esas mejoras, de la modernización administrativa que demanda la sociedad, queda en gran parte en manos de los políticos, que muchas veces están más pendientes de otras cuestiones poco o nada relacionadas con aquel interés general que en desplegar todo lo que permite el EBEP. 

Así pues, no es tanto cuestión de echar a los empleados públicos como de tener unos cargos públicos más dignos de confianza y que trabajen por mejorar la Administración, y sobre todo que tengan un poco de idea sobre los fundamentos de nuestro sistema de empleo público.