viernes, 12 de abril de 2013

Mejora de la productividad en el trabajo: Técnica Pomodoro

Como ya adelanté en Twitter (@pedropadillar) me he puesto a practicar con la técnica "Pomodoro" de aumento de la productividad con el objetivo de averiguar si realmente se mejora un aspecto que a muchos resulta realmente complicado de controlar: la organización del tiempo para optimizar nuestras tareas o, dicho de otro modo, lograr mayor eficiencia en nuestros quehaceres, sean cuales sean (trabajo, estudio...).

A muchos les ocurre lo mismo, a veces tenemos tantas cosas en la cabeza que no sabemos por dónde empezar, queremos hacer varias cosas al mismo tiempo (multitarea), no organizamos los tiempos, nos aturullamos y hay quien se bloquea, perdiendo un tiempo valiosísimo.

Pues bien; mirando el tema de la productividad en el trabajo y las técnicas más conocidas (como GTD, time boxing, autofocus...) me topé con esta curiosa modalidad del time boxing.

La base de todas estas técnicas consiste en ayudarnos a programar y organizar nuestras tareas como primer paso (planificar) para después ayudarnos a desarrollarlas sin interrupciones.
Éstas son uno de los principales problemas con que nos encontramos en el día a día: estamos haciendo algo y de repente nos vienen a la cabeza multitud de cosas que tenemos que hacer (llamar a fulanito, revisar el correo...). Son las llamadas interrupciones internas. Luego también están las externas, aquellas cuya aparición no podemos controlar (esa llamada inoportuna, un cliente o proveedor que viene...)

Pues bien, uno de los pasos para lograr ser más productivos consiste en saber lidiar con estas interrupciones.

La técnica pomodoro (tomate en italiano) la creó precisamente un estudiante de esa nacionalidad llamado Francesco Cirillo, que tenía esos problemas. Vio esos cacharrillos en forma de tomate, manzana o cualquier otro alimento que controlan el tiempo de cocción de los alimentos y avisan pasados los minutos que programemos; y partiendo del time boxing diseñó el sistema.

La base del mismo es planificar previamente todas las tareas pendientes en una hoja inventario de actividades y luego, día a día, planificar las tareas que pretendemos desarrollar (hoja de actividades diarias). También hay una hoja de inventario para llevar un control estadístico, pero no la he utilizado.

En qué consiste la técnica.-

Pomodoro consiste en dividir el tiempo en el que desarrollamos las tareas en bloques de 25 minutos, tras los cuales hay una pausa de 5 minutos. Cada bloque de 4 "pomodoros" completados nos da una pausa de 15 minutos. Por lo que dos pomodoros serían una hora de trabajo.
Cada pomodoro es indivisible e ininterrumpible. La idea es que nos centremos al 100% en la tarea. Es muy gráfico el vídeo de presentación de la web oficial (el enlace está al final). Es como si pusiéramos una barrera entre la tarea y el mundo exterior. Si algo nos interrumpe lo anotamos como próxima tarea o lo demoramos para cuando terminemos (alguien que nos llama, una tarea que nos hemos acordado que hay que hacer...). Pero si realmente nos distraemos o se interrumpe totalmente la tarea hay que anular el pomodoro y comenzarlo de nuevo.

La primera pregunta que surge es por qué 25 minutos y no 20, 40 o 60. Según el autor esos 25 minutos es el resultado de calcular a base de práctica el mejor intervalo de tiempo de trabajo.

La técnica sólo se basa en la realización de las tareas pero no en la obtención de resultados en sí; eso lo debemos controlar nosotros. Si una tarea requiere una hora la programaremos para 2 pomodoros, pero si requiere más de 5-7 pomodoros es conveniente descomponerla en tareas más pequeñas.

También se aconseja utilizar los 3-5 primeros y últimos minutos de cada pomodoro para repasar la tarea antes de comenzarlo y justo antes de concluirlo. Esto permite una primera toma de contacto con una nueva tarea (pueden dedicarse a esto hasta 10 minutos) o retomar la que ya habíamos comenzado antes, así como una revisión al final de cada bloque.

Según el autor, la técnica permite trabajar individualmente, en parejas o en grupo,  y también calcular el tiempo de desarrollo de una determinada actividad, lo que podría traducirse -según el autor- en saber su coste. (Véase el manual en inglés, italiano o chino en la web del autor. Aquí en inglés).

Poniendo en práctica el sistema.-

Durante dos semanas he puesto en práctica la técnica. Primero rellené en una hoja inventario las tareas que tenía pendientes, en general: por ejemplo, leer varios libros, trabajar en la Tesis, hacer yoga, pilates, judo, estudiar inglés... vamos, lo que tengáis pendiente. Calculando los pomodoros que supongan.
La primera cuestión que surgió fue saber su tiempo de realización. En cuanto a la lectura de libros no hay mucho problema, pues calculando las páginas que podemos leer sin interrupción cada media hora (por la duración del pomodoro más la pausa) seremos capaces de estimar lo que nos llevaría leerlo completamente.

En cuanto a tareas más complejas (trabajar en la Tesis) como es una actividad a más largo plazo y que puede dividirse en tareas independientes (hacer tal capítulo, buscar tales datos...) podemos anotar en la hoja inventario bien el concepto "trabajar en la Tesis" o "terminar el capítulo I". Yo preferí lo segundo, pues es conveniente marcarnos objetivos realizables a corto plazo para ver el progreso. Si pongo trabajar en la Tesis, lo que me puede llevar años, no veré en la hoja de inventario prácticamente ningún avance, pero si pongo "Depurar el capítulo V" tengo un objetivo realizable a corto, con más posibilidad de estimación del tiempo de realización.

Tanto si no sabemos el tiempo que nos llevará como si se trata de actividades reiteradas (como hacer yoga cada día) yo no puse una duración en el inventario sino que en la hoja de actividades diaria la anoté con el número de pomodoros previstos para ese día. Por ejemplo, al yoga se le puede destinar un pomodoro diario, a la Tesis tres ese día concreto (otro día puedo dedicarle 4 en varias tareas más pequeñas, por ejemplo), y así.

Para controlar el tiempo podemos utilizar cualquier sistema que nos permita medir el tiempo en intervalos de 25 minutos; o un cronómetro de cocina o uno normal, o incluso una aplicación informática. Yo he utilizado pomodroido (en inglés) para mi teléfono android. La ventaja es que está diseñado para alcanzar un "nivel" según completas pomodoros (principiante, iniciado, entrenado...) con lo que te vas picando para hacer más pomodoros y avanzar de nivel. Es como un reto, parece un juego y se hace más llevadero.

Conforme completemos pomodoros pondremos una cruz a la derecha de la línea correspondiente de la tarea en la hoja diaria. Al terminar las tareas las tacharemos de la misma, y si concluye la actividad completamente (leer un libro) también la tacharemos de la hoja de inventario de actividades.
Resulta muy gratificante ver el progreso y cómo vamos concluyendo actividades. El simple hecho de tachar nos estimula mucho.

Gestionando las interrupciones.-

Como decía, la idea que subyace en estas técnicas es centrarnos en una sola tarea cada vez, pero es obvio que tendremos distracciones externas e internas. Las internas se solucionan con un poco de práctica al concentrarnos en nuestro pomodoro. Parece una tontería pero saber que tienes un tiempo limitado para realizar tu bloque de tarea ayuda a ser más eficiente.

La técnica sugiere que la hoja de actividades diarias se divida en dos partes: la superior para poner las tareas del día, intentando que sea por orden de prioridad; y la inferior para añadir tareas que nos van surgiendo a lo largo del día.

En cuanto a las interrupciones internas, si en medio de una tarea nos acordamos de algo (llamar a Pepe, enviar un mail, comprar unas flores para mi mujer...) pondremos un apóstrofe junto a la tarea que estamos haciendo, en la hoja diaria, y anotaremos esa nueva actividad en la mitad inferior. Cuando estemos en el descanso o cuando tengamos tiempo (incluso podemos dedicar un pomodoro para completar esas interrupciones posteriormente) la podremos hacer.

Respecto a las interrupciones externas (viene un compañero a pedirnos algo, nos llaman por teléfono, tenemos un cliente/proveedor esperando, etc.) depende de qué se trate. A un compañero le podemos decir que ahora le llamamos o que nos llame en unos minutos; el teléfono podríamos dejarlo descolgado -si no nos supone un problema-. Dependerá de cada situación. Si podemos dejar estas interrupciones para gestionarlas más tarde haremos lo mismo que con las internas, anotarlas en la parte inferior de la hoja diaria.

Problemas planteados.-

La primera duda que surge es sobre la duración establecida. ¿Y si mi tarea dura más o menos de 25 minutos?
En el primer caso habría que hacerla en tantos pomodoros como consideremos, pero que nos suene el "ring" y tener que hacer una pausa cada 25 minutos puede alterarnos casi tanto como lo que tratamos de evitar. Además, no parece tener mucho sentido dividir así tareas complejas como trabajar en la Tesis. Se ha estudiado que un intervalo efectivo para realizar tareas sin perder concentración son unos 50 minutos, haciendo descansos de unos 10 minutos, con lo que dividir en partes de 25 minutos las tareas puede suponer una cierta pérdida de eficacia. Efectivamente, técnicas como time boxing, enfocadas a planificar y realizar tareas en intervalos personalizados, parecen mejores. Todo depende del tipo de actividad que hagamos. Pomodoro puede ser útil para algunas de ellas que permitan esa división temporal o si bloques más grandes nos hacen perder concentración.

El otro supuesto es el de realizar tareas que nos lleven menos de un pomodoro. El autor recomienda agrupar varias tareas para completarlo pero el problema es que tengamos tareas dispares o no sea posible ajustarlas a un pomodoro, o bien que no tengamos tareas que hacer que puedan inclucirse en el sistema.

Otro problema, que creo se produce en cualquier técnica, es la sobreestimación o subestimación del tiempo que vamos a dedicar a cada tarea y a todas en cada día. Para tareas de largo desarrollo podemos decidir dedicar "x" pomodoros un día. Si luego podemos dedicarle más tiempo habrá que actualizar la previsión sobre la marcha. Para tareas más cortas que se hagan en un día podemos estimar que durará un pomodoro pero luego resulte que lleve más o al revés, que nos sobren pomodoros. Por ejemplo, para escribir esta entrada supuse un sólo pomodoro (subestimación) pero como verás, le estoy dedicando bastante más tiempo del previsto y ahora voy por el tercero. Lo bueno del sistema es que permite saltarse los descansos para evitar la desconcentración.

En la práctica la sub y sobre estimación supone que puedan quedarse tareas pendientes. Yo voy revisando cada día las que me han ido quedando para incluirlas en los días sucesivos, pero en cualquier caso se hace difícil y será cuestión de práctica ajustar las tareas con el tiempo que vamos a tener al cabo de la jornada.
Conforme termino actividades que me iban quedando pendientes otros días lo anoto también en esas hojas diarias pero no tachándolas, para que no parezca que la he realizado ese día, sino con una simple marca para saber que se ha hecho posteriormente y no me tengo que preocupar de ella más.

Conclusiones.-

Creo que prácticamente cualquier técnica de mejora de la productividad es beneficiosa, más si tenemos problemas de organización. Con un simple cuaderno y un bolígrafo podemos hacer maravillas. Pero quede claro que debemos poner algo de nuestra parte: constancia, ser conscientes de que debemos trabajar el tema de las interrupciones, no demorar la realización de tareas (procrastinar, ¡qué palabra más fea!) y marcarnos unos hábitos "saludables" de planificación y trabajo.

La técnica pomodoro es muy sencilla y viene bien para determinado tipo de tareas pero como dije, tiene el problema de la limitación del tiempo.
A mi me ha servido, no obstante, para ser más eficiente, pues he aprendido a concentrarme en la realización de mi tarea durante el pomodoro. Todo depende también de lo hábiles que seamos en la gestión de las interrupciones o las posibilidades que nos ofrezca nuestro entorno. Hay profesiones en que resulta más complicado aislarnos de ellas.

Se puede probar esta técnica porque es fácil de implementar y nos ayuda a no demorar tareas, a centrarnos y, en suma, a mejorar nuestra productividad.

Nota: Tiempo de redacción, revisión y publicación: 4 pomodoros.

Para saber más:

Web oficial de Pomodoro.
Técnica pomodoro en Wikipedia.
Breve manual en español.
Blog tratando de entenderlo.

viernes, 5 de abril de 2013

Empleados públicos: en busca de la felicidad

El uno de abril se celebra el Día Internacional de la diversión en el trabajo. No es que sea una celebración muy conocida pero creo que es una propuesta interesante, impulsada precisamente por la consultora Humor Positivo, que propugna un buen ambiente en los lugares de trabajo para lograr mayor productividad.

A todos nos gusta que exista "buen rollo" a nuestro alrededor, y en el lugar de trabajo no va a ser menos. La denominación del Día Internacional como de la diversión puede dar lugar a equívocos y quizás debieran haberlo llamado del buen humor o del buen ambiente en el trabajo, pero la idea es la misma: crear, fomentar, mantener e impulsar unas relaciones personales entre compañeros que permitan hacer más llevaderas nuestras horas en la empresa.

El buen humor crea buen ambiente y éste mejora la productividad al estar más contentos, lo que repercute positivamente en los resultados e imagen de la empresa, entre otros beneficios. Entre sus efectos destacan el incremento de la motivación, estimula la creatividad y las capacidades del empleado, y es muy bueno para nuestra salud.

Por desgracia, nada de esto se fomenta en nuestras Administraciones Públicas ni en muchas empresas. Da la sensación de que estar con la sonrisa puesta o contar un chascarrillo de vez en cuando nos distrae de nuestras obligaciones y no es ejemplo para la seriedad de nuestro trabajo, pero nada más lejos de la realidad; bastante están pasando los funcionarios (empleados como cualquier otro al fin a al cabo, a pesar de la fama) como para que estén encima de buen humor.
La productividad real ha bajado porque hay mucha desmotivación en la Administración por los recortes salariales y sociales desproporcionados y mal gestionados que hemos sufrido; vemos cada día cómo se van miles de euros en gastos inútiles mientras se les limitan derechos, y para colmo casi no se les permite, ni mucho menos se fomenta, el buen ambiente laboral.

El Estatuto Básico del Empleado Público (EBEP) y otras muchas normas vienen hablando en los últimos años de mejora de la productividad, de la eficacia y eficiencia de nuestras Administraciones, lo cual pasa indefectiblemente por tener empleados más cualificados, formados, y motivados. Pero como digo, no se ponen las medidas necesarias. Salvo quizás en algunas Administraciones grandes y en otros casos puntuales no existen buenos gestores de recursos humanos y mucho menos líderes que sepan crear equipos de trabajo y llevarlos por la senda del éxito.

No debe confundirse contar un chiste o un chascarrillo, o tomarse un descanso de unos pocos minutos cada hora de trabajo, con no rendir. Los psicólogos del trabajo, psiquiatras y otros profesionales saben que estas pequeñas pausas, estas relaciones sociales dentro del puesto de trabajo mejoran la productividad y en absoluto deben considerarse como conductas contraproductivas en el tradicional sentido que se da en materia de evaluación del desempeño, por ejemplo.

Los políticos no están preparados para los retos que exige nuestra sociedad cuando son ellos quienes deben impulsarlos, y mantener un buen ambiente y a unos empleados públicos lo más contentos y motivados posible, dentro de las actuales circunstancias, es una necesidad perentoria si de avanzar en aquellos y ofrecer mejores servicios a menor coste estamos hablando.

Las Administraciones -y muchas empresas- han de ser conscientes, poner en práctica, impulsar y permitir la creación y mantenimiento de buen ambiente y del humor en el trabajo. Es muy barato y los resultados se notan enseguida.

Para saber más:

Emociones pitivias: humor positivo

miércoles, 3 de abril de 2013

Ladrones de tiempo y mejora de la productividad en las organizaciones

 Uno de los mayores problemas que encontramos en el trabajo diario son los denominados “ladrones de tiempo”; esas interrupciones, internas o externas, que nos distraen de la tarea que estamos desarrollando y que prolongan su total y eficaz finalización, amén de producirnos un sentimiento de –precisamente- pérdida de tiempo, de que no nos cunde el trabajo, desasosiego, etc. lo que lleva a un negativo círculo vicioso de rendimiento por debajo que lo que somos realmente capaces.

Esto se da no sólo en el ámbito privado sino también en la Administración; es algo común a cualquier tipo de organización y de trabajo, independientemente de su dificultad, si bien se suele dar más en unos empleos que en otros. Por ejemplo, en los que implican atención al público junto con tareas internas será más habitual que en otros que no se relacione tanto con el exterior.
Precisamente esto es habitual en determinados departamentos de las administraciones, donde además de tener que llevar a cabo tareas muchas veces rutinarios, se presta un servicio principal o accesorio de atención al ciudadano.

Además están el teléfono, el correo electrónico, los compañeros, jefes, reuniones inútiles... que nos distraen de la tarea que estamos haciendo en ese momento. Si junto a todo esto nos cuesta concentrarnos, estamos pensando en mil cosas y no sabemos organizarnos con eficacia, el problema se acentúa hasta el punto de encontrarnos incluso bloqueados ante la idea de tener mucho que hacer y ver que no avanzamos o no saber por dónde empezar.

Los ladrones de tiempo son algo inevitable en casi cualquier empleo. Por ello, se hace imprescindible una buena técnica para reducir al mínimo su influencia a la vez que mejoramos nuestra productividad.

El problema, como de costumbre, es que nadie nos ha enseñado a controlar nuestro tiempo, a ser más productivos reduciendo tiempos muertos y distracciones; a organizarnos en una palabra.  Esto depende de cada uno, del control que tengamos personalmente sobre nuestras tareas. Esto no lo enseñan en las escuelas ni universidades, ni mucho menos entra en los temarios de las oposiciones o se valora en las entrevistas de trabajo o en el curriculum, pero resulta de una importancia vital si de productividad estamos hablando, sobre todo hoy en día, con la crisis y los intentos de hacer las empresas y la Administración pública más eficientes.

Se está debatiendo mucho sobre la mejora de la productividad, de la eficacia y  la eficiencia de las organizaciones, en el ámbito público, por ejemplo, se ha aprobado el Estatuto Básico del Empleado Público, nuevas leyes y otras normas sobre el empleado público, se importan técnicas y conceptos desde el sector privado para mejorar esa productividad, se habla de Administración inteligente, proactiva, de motivación del empleado, de la necesidad de liderazgo, de gestión de equipos y el no va más: de la evaluación del desempeño.
Pero no se tiene en cuenta una parte muy importante y casi diría que nuclear del problema de productividad que tenemos en las organizaciones, en todas: no se preocupan por mejorar la del empleado individualmente considerado (que finalmente repercutirá en la general de aquellas). No se considera el elemento subjetivo y psicológico de la productividad. Se habla de aumentarla pero no se enseña a hacerlo realmente, a aplicar esas sencillas técnicas que evitan las distracciones. y ahí es donde se encuentra la raíz del problema, en que se preste atención a ello, pues resulta extremadamente sencillo y barato formar y poner en práctica este tipo de técnicas, que además favorecen a la persona más allá del horario laboral y de su tarea estrictamente profesional.

Existen diversas técnicas reconocidas (GTD, Pomodoro, Autofocus...) además de las que cada uno pueda haber creado y que le funcionen individualmente. Por nuestra parte sería muy aconsejable leer sobre ellas y si consideramos que realmente nos distraemos y no somos todo lo productivos que podríamos llegar a ser, seria interesante poner en práctica alguna o algunas de ellas para probar y elegir la que mejor se adapte a nuestras necesidades.

Pensemos detenidamente si verdaderamente somos eficientes, si estamos aprovechando el tiempo del que disponemos, si controlamos los ladrones de tiempo. Si no es así deberíamos cambiar  la situación y darle la vuelta, no sólo para mejorar profesionalmente sino también personalmente. Tendríamos más tiempo libre para el ocio o la familia.

Y por último, las Administraciones y otras organizaciones también deberían preocuparse por que sus empleados aprendan a aprovechen su tiempo al máximo. Esto logrará aumentar su motivación y serán incluso más felices. Y ya sabemos que un empleado feliz es más productivo...