miércoles, 3 de abril de 2013

Ladrones de tiempo y mejora de la productividad en las organizaciones

 Uno de los mayores problemas que encontramos en el trabajo diario son los denominados “ladrones de tiempo”; esas interrupciones, internas o externas, que nos distraen de la tarea que estamos desarrollando y que prolongan su total y eficaz finalización, amén de producirnos un sentimiento de –precisamente- pérdida de tiempo, de que no nos cunde el trabajo, desasosiego, etc. lo que lleva a un negativo círculo vicioso de rendimiento por debajo que lo que somos realmente capaces.

Esto se da no sólo en el ámbito privado sino también en la Administración; es algo común a cualquier tipo de organización y de trabajo, independientemente de su dificultad, si bien se suele dar más en unos empleos que en otros. Por ejemplo, en los que implican atención al público junto con tareas internas será más habitual que en otros que no se relacione tanto con el exterior.
Precisamente esto es habitual en determinados departamentos de las administraciones, donde además de tener que llevar a cabo tareas muchas veces rutinarios, se presta un servicio principal o accesorio de atención al ciudadano.

Además están el teléfono, el correo electrónico, los compañeros, jefes, reuniones inútiles... que nos distraen de la tarea que estamos haciendo en ese momento. Si junto a todo esto nos cuesta concentrarnos, estamos pensando en mil cosas y no sabemos organizarnos con eficacia, el problema se acentúa hasta el punto de encontrarnos incluso bloqueados ante la idea de tener mucho que hacer y ver que no avanzamos o no saber por dónde empezar.

Los ladrones de tiempo son algo inevitable en casi cualquier empleo. Por ello, se hace imprescindible una buena técnica para reducir al mínimo su influencia a la vez que mejoramos nuestra productividad.

El problema, como de costumbre, es que nadie nos ha enseñado a controlar nuestro tiempo, a ser más productivos reduciendo tiempos muertos y distracciones; a organizarnos en una palabra.  Esto depende de cada uno, del control que tengamos personalmente sobre nuestras tareas. Esto no lo enseñan en las escuelas ni universidades, ni mucho menos entra en los temarios de las oposiciones o se valora en las entrevistas de trabajo o en el curriculum, pero resulta de una importancia vital si de productividad estamos hablando, sobre todo hoy en día, con la crisis y los intentos de hacer las empresas y la Administración pública más eficientes.

Se está debatiendo mucho sobre la mejora de la productividad, de la eficacia y  la eficiencia de las organizaciones, en el ámbito público, por ejemplo, se ha aprobado el Estatuto Básico del Empleado Público, nuevas leyes y otras normas sobre el empleado público, se importan técnicas y conceptos desde el sector privado para mejorar esa productividad, se habla de Administración inteligente, proactiva, de motivación del empleado, de la necesidad de liderazgo, de gestión de equipos y el no va más: de la evaluación del desempeño.
Pero no se tiene en cuenta una parte muy importante y casi diría que nuclear del problema de productividad que tenemos en las organizaciones, en todas: no se preocupan por mejorar la del empleado individualmente considerado (que finalmente repercutirá en la general de aquellas). No se considera el elemento subjetivo y psicológico de la productividad. Se habla de aumentarla pero no se enseña a hacerlo realmente, a aplicar esas sencillas técnicas que evitan las distracciones. y ahí es donde se encuentra la raíz del problema, en que se preste atención a ello, pues resulta extremadamente sencillo y barato formar y poner en práctica este tipo de técnicas, que además favorecen a la persona más allá del horario laboral y de su tarea estrictamente profesional.

Existen diversas técnicas reconocidas (GTD, Pomodoro, Autofocus...) además de las que cada uno pueda haber creado y que le funcionen individualmente. Por nuestra parte sería muy aconsejable leer sobre ellas y si consideramos que realmente nos distraemos y no somos todo lo productivos que podríamos llegar a ser, seria interesante poner en práctica alguna o algunas de ellas para probar y elegir la que mejor se adapte a nuestras necesidades.

Pensemos detenidamente si verdaderamente somos eficientes, si estamos aprovechando el tiempo del que disponemos, si controlamos los ladrones de tiempo. Si no es así deberíamos cambiar  la situación y darle la vuelta, no sólo para mejorar profesionalmente sino también personalmente. Tendríamos más tiempo libre para el ocio o la familia.

Y por último, las Administraciones y otras organizaciones también deberían preocuparse por que sus empleados aprendan a aprovechen su tiempo al máximo. Esto logrará aumentar su motivación y serán incluso más felices. Y ya sabemos que un empleado feliz es más productivo...

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