viernes, 22 de septiembre de 2017

¿Cambiará la digitalización el trabajo en la Administración?

    A partir de la lectura de la entrevista "La digitalización va a revolucionar el trabajo de los funcionarios" que Manuel G. Pascual realiza a William Eggers, de la consultora Deloitte, en el País del 20 de septiembre, y dando un pequeño giro al título, quisiera compartir con Vd. unas reflexiones conociendo, por una parte, las ventajas de las TIC y por tanto de la digitalización en la Administración Pública española, y por otra las deficiencias y reticencias que aún existen en ella y en sus responsables públicos para avanzar en ese camino.

   Por lo que respecta a sus bondades, y como resalta Eggers, todo lo que sea contar con la documentación de los procedimientos y archivos en formato digital puede ahorrar muchísimas horas de trabajo (el experto calcula un ahorro del 25%). No podemos negar que el esfuerzo de digitalización se verá compensado a la larga por la inmediatez a la hora de encontrar la documentación de cualquier asunto, agruparla, buscar por diversos criterios (interesado, asunto, año, concepto...), duplicarla, utilizarla como modelo para otros procedimientos, transmitirla fácilmente, etc.

Fuente: elDiario.es   Supone una indudable oportunidad en el crecimiento para cualquier organización, a la vez que una obligación de la Administración electrónica (e-factura, e-registro, e-tramitación, etc...).
   Este ambicioso concepto debe enmarcarse dentro de una planificación estratégica que abarque las diversas áreas de cualquier Administración, planificación que debe comenzar con la necesidad de que los cargos públicos, directivos y responsables máximos sean conscientes de que se trata de un proceso imparable, que ahorrará dinero y tiempo a las organizaciones y por tanto al contribuyente, y que transformará y mejorará, en suma, los modos de trabajo y de entender el funcionamiento interno de la Administración y de su relación con los ciudadanos.

    La digitalización debe abarcar, como decía, todas las áreas y procedimientos de la organización. Si hablamos de ahorrar tiempo y esfuerzo y de conseguir una mayor eficiencia y eficacia en el trabajo de los empleados públicos no podemos limitar su alcance a unos determinados ámbitos del conglomerado administrativo pues las ventajas son innumerables y aplicables a cualquier ámbito, desde el económico-financiero hasta los recursos humanos, la atención sanitaria, etc. Otra cuestión es que no puede pretenderse implantarla de golpe; como todo lo nuevo hay que ir con calma, diseñando, programando, probando, evaluando, mejorando y ampliando su ámbito de actuación.

    A pesar de la afirmación que realiza Eggers y otros muchos de que el papel deberá desaparecer a corto plazo, no estoy de acuerdo. El papel seguirá existiendo por dos razones fundamentales, desde mi punto de vista. Por una parte por una simple cuestión de historia compartida con ese soporte y por su comodidad a la hora de leer más que sobre una pantalla en la que nos dejamos la vista. ¿Han intentado leer un documento de cierta longitud en la pantalla? A mí, al menos, me resulta cansado.
    Por otro lado porque, sobre todo en las zonas donde hay más prevalencia de personas mayores, que no han utilizado un móvil o un ordenador, no será posible -al menos en lo que respecta a la relación externa de la Administración con ellas- dejar de lado el papel; otra cosa será la tramitación interna de los procedimientos. Presentar una instancia, documentación o notificarles electrónicamente costará mucho por no decir que será imposible de cambiar a corto o medio plazo.

    En suma y para resumir, estamos inmersos en la digitalización, es beneficiosa y necesaria para una Administración que quiere avanzar en la cercanía y rapidez y en la que el ahorro de costes es una prioridad, por lo que hay que ponerse manos a la obra, con cabeza, pero casi "de cabeza".

    Por otro lado, decía que actualmente existen deficiencias o formas de actuar que suponen una verdadera barrera a la implantación de la digitalización en particular y de las TIC en general. La primera y creo que fundamental es la reticencia o desconocimiento de quienes tienen que liderar el cambio. No me refiero solo a los directivos, más bien me suelo centrar en estos temas de innovación administrativa en los políticos, en quienes tienen la autoridad y responsabilidad máxima para autorizar y apoyar estos cambios. Deben ser ellos a quienes convencer en los casos de desconfianza o simple desconocimiento para que den ese primer e imprescindible paso en la puesta en marcha de proyectos como este.

    También hay que recordar que muchos funcionarios (entendidos en el sentido más general de la expresión) aún están anclados en el siglo XX, utilizan máquina de escribir (sí, como lo oyen, todavía existen por aquí) y les cuesta adaptarse a las nuevas tecnologías y al uso de las más actuales aplicaciones informáticas. Será cuestión de formación e información que se cambie esa actitud ante lo moderno, sin perder de vista que -según un reciente estudio- la media de edad de los funcionarios es aún bastante alta y cuanto mayor se es más renuente se muestra uno al cambio.

   Para no extenderme, en relación a las aplicaciones que acercan al ciudadano con la Administración a través del envío de información (aviso con foto de una farola rota...) , como se menciona en la entrevista, debería extenderse más su uso, en efecto, pero la Administración también deberá realizar un esfuerzo para estar preparada a la hora de dar respuesta a esa inmediatez y disponer de los medios técnicos y personales para asumir el menor tiempo de respuesta que supone la aplicación de las TIC y la digitalización. 

    Toda esta ingente cantidad de información que se va a tener y que le va a llegar a la Administración debe ser convenientemente ordenada y procesada. Será necesaria la formación o contratación de personal o empresas especializadas, debiendo planificarse previamente la implementación y desarrollo de estos nuevos medios de información y comunicación con los ciudadanos. Lo que no puede pretenderse en ponerse al día en materia de Administración electrónica solo porque lo imponga la norma, deprisa y corriendo, teniendo saturados de trabajo a los departamentos de informática, sin poner los medios necesarios para llevar a cabo el cambio.
 Hay que hacer las cosas con calma pero empezar lo antes posible y no dejarlo para el final, como está ocurriendo en muchas Administraciones, que se ven abocadas al cambio precipitadamente por no haber cumplido los plazos a su tiempo y no estar preparadas para dicho cambio.

    Todo esto supondrán una inversión (no un coste), por lo que hay que ser consciente de su necesidad y asumirla para recibir en el futuro los réditos de lo que la digitalización en particular y las TIC en general nos ofrecen.


Antes que nada, la preparación es la llave del éxito. 
Alexander Graham Bell.






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